什么是客户关系管理自动化?好处和例子
Jess曾是一家成功的B2B创业公司的创始团队成员，在她15年的职业生涯中使用了广泛的销售和营销工具。她用她的行业知识为你提供关于销售工具和销售管理的最佳答案。
本文是关于CRM．
客户关系管理(CRM)自动化允许团队通过最小化手工流程来更好地管理和完成销售活动。它通过CRM系统配置来实现这一点，该配置根据预设条件触发某些操作。在本文中，我们将讨论工作流自动化，了解为什么应该使用销售自动化CRM，并探讨可以在CRM中自动化的主要功能—以及如何构造它们。
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自动化的顶级CRM功能
CRM软件提供了大量的功能，用于管理和组织数据，与领导交互，跟踪销售渠道上的机会，以及协作完成任务。其中很多CRM的功能不需要手动完成—用户可以通过自动化来促进或完成它们。以下是您可以在客户关系管理中自动化的顶级流程，以及如何设置工作流向上
联系人记录管理
联系人记录管理是指在CRM数据库中创建、编辑和组织销售数据。这包括潜在客户、账户、客户、合作伙伴和任何其他实体，您将在其中存储可识别信息，如姓名、组织、地址以及电话号码、电子邮件地址、社交媒体账户等。
自动化这个特定的功能可以让系统为您处理它，从而避免手动数据输入。当涉及到特定的工作流时，自动化有两种方式扮演角色——记录创建和数据丰富。自动记录创建允许您将一个来源的先导数据添加到CRM中。例如，在Zoho CRM，您可以运行产生访问量的Facebook广告，并将提交数据作为新记录直接导入CRM。
此外，使用CRM数据丰富特性可以自动保持记录的最新过程。在Zoho CRM例如，你可以使用该平台的人工智能(AI)工具Zia，根据社交媒体简介和在线网站来源，找出可能需要更新信息的记录。找到新信息后，使用一键式更新按钮自动更新记录。
铅作业
在最初的铅一代阶段，你的潜在客户需要联系和管理一个特定的销售代表开始他们的销售流程旅程-需要一个初步的线索或交易分配。自动化的领导分配和路线确保没有机会被忽视，有人负责完成交易。
为了促进CRM自动化，在生成新记录后，配置分配规则将联系人、帐户或交易路由到每个代表。您可以使用循环系统或基于区域管理规则就像自动crm中的规则，比如Freshsales．销售代表可以根据产品、地理位置或潜在交易规模分配客户。随着客户的进入和他们的信息被处理，正确的代表将被通知跟进和分配。
Freshsales自动分配规则(来源:Freshworks）
文档生成和部署
在整个销售过程在美国，销售代表的任务通常是创建并向潜在客户发送文件，如报价、合同、发票或采购订单。因为每个潜在客户都有不同的可识别的客户数据和产品需求，所以每个文档都需要针对每个交易和机会进行定制。自动化文档管理过程让用户避免手工生成文档以及手工发送文件的需要。
要使用这种自动化，启用一个允许自动数据插入的CRM工具，例如Pipedrive的智能文档功能。一旦它准备好了，使用您预先制作的模板，如引号或建议，并从Pipedrive的系统中提取数据，比如联系人姓名、地址和产品。该软件会自动填充文档，并将其发送给收件人进行数字签名。
Pipedrive智能文档(来源:马克集团）
类似地，该流程可以配置为每月自动发送循环发票，而不是手动发送。启用产品中的功能，如HubSpot的，只需访问支付模块，并决定您的发票的频率、收件人和账单条款，然后系统将为您处理其余的工作。
HubSpot定期计费(来源:HubSpot的）
报告与分析
因为crm是一个复杂的数据库，所有关于交易、销售活动、线索和业绩的存储信息都可以累积成报告和见解。这是一种理想的替代方法，而不是尝试搜索数据、复制和粘贴模型并运行自己的计算。
多种crm类型就像HubSpot的为您提供报表功能，您可以选择想要显示的数据类型，例如拨打的电话、完成的交易或产生的收入，然后选择您想要用于可视化的图表类型。之后，您可以根据时间段或领域过滤信息，并根据您想要看到的内容(如个人、团队或组织的性能)对其进行组织。
HubSpot活动的代表报告(来源:HubSpot的）
对信息的分析可以让用户对他们的CRM数据．一旦启用，人工智能(AI)工具，如Freshsales”弗雷迪的人工智能功能将自动为销售代表提供建议，而不是他们自己试图解释信息的含义。例如，用户可能没有意识到最近的电子邮件回复率表明有兴趣，Freddy会告诉你尽快打电话给他们完成交易。
Freshsales Freddy AI的建议(来源:Freshsales）
任务管理
CRM中的任务管理功能允许销售代表创建、查看、分配和监视他们需要完成的与销售活动相关的事情，例如给领导发邮件或者提出一个建议。通过自动化任务工作流，可以根据条件从CRM为用户分配任务，而不需要提醒自己或记住创建待办事项。
任务自动化的一个最好的例子是基于交易阶段的变化销售管道．例如，如果一笔交易从“进行销售演示”转移到“发送报价”，业务代表将在他们的用户仪表盘或待办事项列表中添加一个任务，生成一个建议并通过电子邮件发送给潜在客户。
在一个像这样的系统中运行这个自动化HubSpot的例如，在deals模块中启用管道自动化，并为您想要的管道阶段创建工作流。选择了阶段之后，创建任务，其中包含标题、任务所有者、到期日期、通知设置、类型、优先级级别以及与任何其他记录的关联等详细信息。
HubSpot交易阶段自定义任务管理(来源:HubSpot的）
数据同步
两个平台之间的数据同步允许通过接口自动更新信息CRM集成而不是更新你的CRM，然后手动将数据输入第三方工具，如项目管理或会计系统。例如，您可以发送发票通过Zoho并需要收入金额，发票号，转发客户的数据QuickBooks以保证账目的准确性。
运行数据同步通常是集成外部应用程序与您的CRM系统．一旦它们连接起来，就可以选择将某些信息(如发票数据)从一个应用程序推送到另一个应用程序，这样就不必在两个接口之间导航。
营销自动化vs客户关系管理销售自动化
营销自动化用于在客户旅程的早期管理潜在客户，而CRM销售自动化则有助于在客户表达兴趣并进入销售流程后管理任务。客户关系管理和营销自动化通常是同时使用的，作为不同的含义——两者在技术上都是正确的。
实际情况是，您可以在某些CRM产品中运行营销自动化，例如自动电子邮件部署、广告重定向和搜索引擎优化(SEO)分析。HubSpot的例如，它的客户关系管理系统具有运行电子邮件、广告活动和管理内容等营销自动化序列。
HubSpot广告创作者(来源:HubSpot的）
然而，定义为不同的含义，指的是如何使用客户关系管理和营销自动化。营销团队通常通过网站内容、群发邮件、在线广告和社交媒体内容，对尚未达到销售需求的培育和品牌意识活动的客户使用工作流程。
在潜在客户表达了兴趣并获得销售资格后，他们就正式进入销售渠道。这需要特定于销售的任务，比如电话推销还有代表的邮件，演讲或者产品演示，并引用建议。管理这些类型的任务和数据是CRM自动化发挥作用的地方，以帮助简化和组织销售代表活动。
为什么使用CRM工作流自动化?
自动化CRM工作流让团队更有效率，因为他们不必完成重复的任务，如数据输入或手动领导后续工作。事实上，采用自动化工具的团队报告了一个平均销售生产率提高14.5%．这使得销售代表可以更专注于与潜在客户建立关系，并通过渠道达成交易。
销售自动化crm对于减少用户错误和确保潜在客户管理活动不会未完成也是至关重要的。通过使用先进的系统创建、跟踪、分配和完成特定的任务，销售团队确保完成整个销售过程所需的所有活动不会被忘记。这导致了更高的管道效率，包括77%的平均铅转化率由于自动化软件的增加。
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底线
CRM自动化允许用户通过自动完成销售任务或处理信息来节省时间，而不需要手动数据输入、任务分配或信息传输。自动化最终会让团队更有效率、更有组织——让他们更高效地完成交易。尽管您可以将CRM与营销自动化一起使用，但它通常用于销售活动，而营销活动自动化则适用于尚未达到销售资格的客户。
