如何用8个步骤为小企业计算工资(+视频指南)
本文是关于如何发放工资.
当人们想到工资,他们立即跳到数字计算。虽然计算是它的一部分,你需要了解整个过程来学习如何自己做工资单。工资单包括从建立你的企业作为一个雇主到支付你的雇员,税务机构和其他适用的实体。
虽然小企业主往往精通他们提供的产品或服务,但并不是每个人都有知识或时间来处理所有的工资操作。对于那些小企业主,我们建议尝试一下由衷的高兴.它是一个集工资单计算、报税和表格归档、甚至提供人力资源工具于一体的工资单服务。点击下方开始30天免费试用。
虽然使用提供商可能更容易,有时也更实用,但自己处理小型企业的工资单仍然是一个非常可能和合理的选择。观看我们的视频指南,跟随下面的8个步骤。
第一步:建立你的雇主业务
假设你已经建立了自己的企业并申请了所需的许可证,那么支付工资的第一步就是确保你的企业满足作为雇主运营的所有法律要求。考虑一下你可能必须遵守的任何特定行业的工资规则。
- 申请联邦雇主身份证号(EIN)。
- 确认你的州税务识别号与联邦税务识别号相同;如果没有,确定你是否需要申请一个或是否自动分配。
- 注册一个帐户电子联邦纳税系统.
- 开设一个专门用于工资交易的银行账户(与你的主要业务账户分开)。
- 注册任何适用的州电子纳税账户。
- 购买工人比较保险;大多数州都要求这样做。
第二步:建立你的工资流程
现在,您需要做出一些决定,这些决定将影响您如何在每个期间运行工资表。你需要确定什么适合你的业务,这样你才能确保你的团队是适合的训练有素的正确地处理流程。探索每个领域背后的“原因”。除了法律要求外,一定要考虑到员工和企业的需求。
- 支付进度您是每星期、每两星期还是每半个月付款?
- 雇员类别(非承建商):全职还是兼职?免除vs非免税?
- 跟踪工作时间:你需要跟踪工作时间吗?如果是,你将如何做,什么时候需要向你报告?
- 好处你们会提供福利吗?谁来为他们买单?如果员工支付部分或全部的工资,你将如何管理工资扣除?
- 税:你需要多久纳税一次?你需要缴纳哪些税?你需要缴纳州税吗?地方吗?提前查清费率,这样你就知道要预提多少。
- 工资单处理和计算你会计算和处理工资单吗用Excel还是用计算器,还是用工资单服务?
- 薪水您是用支票付款还是直接存款?卡支付吗?现金?
您还应该考虑是否要使用工资单解决方案来帮助简化流程;正确的供应商可以决定你是花三天时间来管理工资,还是只花一个小时。要了解用我们推荐的一些软件做工资单是多么容易,请查看以下供应商特定的工资单指南:
第三步:收集员工的工资表
一旦你的员工准备开始工作,你需要收集一些重要的工资文件。这些包括税务和工作授权表格,员工需要签署。
您将使用下面描述的表格上的数据将该员工添加到您的人力资源或工资系统(如果您有的话)。将这些信息存储为纸质文档或电子人事档案是个好主意。
此外,你还需要在你所在的州注册你的员工新员工报告计划(一般在20天内)。确保你向你的州报告了所有的新员工或再雇佣的员工。像Gusto这样的工资单软件通常会自动归档这些报告。接下来的步骤将是你常规工资流程的一部分,不像前面的三个步骤,你只需要做一次。
第四步:收集工时表,审核和批准
现在,您已经准备好开始收集员工的工作时间数据,以帮助确定需要支付给他们多少工资。如果你支付的是小时工,你需要找到这段时间的总工作时间。受薪员工每段时间的工资通常是一样的,但如果需要的话,你仍然可以跟踪他们的工作时间。计算工作时间很简单,让员工写下他们每天的开始和结束时间,然后把时间加起来。午休时间不计算在内。
大多数企业一开始都有一个简单的时间表。随着他们的成长,他们经常升级到一个考勤系统或时间时钟来管理员工的时间表、休息时间和工作时间。这里有一个电子计时表的例子,它来自我们推荐的免费计时供应商,相隔千山万水.
数字时间卡(来源:Homebase)
步骤5:工资计算
一旦你知道了一个员工在支付期间工作了多少,你就可以开始计算重要的工资了。这包括总工资、应缴税款、扣除保险费和其他福利,以及最终净工资。
计算工资总额
计算工资总额简单的做法就是把连续工作时间加起来(一周内最多40小时),然后乘以员工的时薪。然后,将工资期内的加班时间加起来,并将员工的加班工资率应用于这些时间。正常工作时间按员工正常工资支付,而加班时间一般按员工正常工资的1.5倍计算。
计算工资扣除和税收
做工资单需要你提前知道你要扣减多少工资单。扣除包括联邦和州工资税,你可能提供的福利,以及失业保险或社会保障等。
这里有一个潜在的扣除额列表,链接到更多的信息,如确定每个员工的扣除额。如果你使用像Gusto这样的工资软件,扣款会自动处理。
例子有:
- 社会保障和医疗保险(FICA)
- 联邦失业税
- 扣除基于:
- 你为员工提供的福利,比如健康保险
- 基于员工小费的税收减免
- 杂项扣除,如统一费用
为了处理这些扣除额,把每个雇员的扣除额加起来,得到一个总数;然后从员工的总工资中减去这个总数。或者,你也可以将每个扣减项列成一行,从员工的总工资中逐一扣除,直到得出净工资金额。
如果你主要纠结于工资的数字方面,我们关于工资计算的文章可能更适合你。只是要确保你也很好地掌握了运行工资表应该采取的一般步骤。
第六步:支付员工,税务机构和福利提供者
一旦你从工资总额中扣除扣除项,你就会知道你需要支付给每个员工的净额,包括总工资雇佣税还有你需要支付的福利。一定要遵循支付进度你的初始设定是为了让员工总是知道会发生什么(如果你承诺每周五发工资,提前给自己足够的时间来处理)。
税收和福利提供者有自己的到期日。许多雇主被要求按月支付这些费用,但数额可能有所不同。除了欠下的雇主工资税和保险费外,你还需要支付你从员工工资支票中扣缴的金额。
制作前一定要检查任何付款以确定你的工资银行账户中是否有足够的资金。花的钱过多会导致不必要的费用和诉讼。
第七步:制作年终工资税报告
随着年底的临近,你需要准备分发年终工资税报告。雇员必须在下一年的1月31日前收到他们的W-2表格,表格上必须显示他们的总收入和缴纳的税款。如果你付钱给独立承包商,你需要准备1099 NEC表格;这将显示收入,但没有税收。
步骤8:记录和存储你的工资记录
为了遵守联邦劳动法,你需要记录每个工资期的具体数据。保留工资文件例如工卡、工资单以及任何有关加薪的信息。
如果你使用的是像Gusto这样的软件,这些文件已经在网上了,或者可以上传并附加到员工记录中。如果手动维护文档,则需要确保它们的存储安全。
免费小型企业工资清单
这里有一个清单,你可以下载,以确保你没有错过任何步骤。如果你使用工资单软件来做工资单,这个清单也会很有帮助。
谢谢下载!
像Gusto这样的工资单软件可以为你的员工建立直接存款。此外,它还提供了一个自助服务选项,这样他们就可以在网上或在工资单处理后通过手机查看自己的工资单存根。这样你就不用给他们工资单或年终税单的复印件了。您的员工可以使用移动优化的自助服务选项自己下载文档。
如果你仍然不确定工资是什么,看看我们的指导工资为更多的信息。
底线
学习如何做工资单可能是一种痛苦。你必须确保你的企业在所有正确的机构注册。你需要为每个员工填写表格,并购买工人补偿保险——所有这些都在很短的期限内完成(根据法律,大多数州不超过20天)。即使是经验丰富的企业主也会被复杂的工资合规.这就是为什么简单的软件解决方案对企业主来说是最简单、最省时的选择。