为员工计算工资:雇主需要知道的一切
本文是关于如何发放工资.
在雇佣员工之前,花点时间学习如何为你的企业计算工资是很重要的。这将节省你纠正错误的时间,可能还会节省数千美元的罚款,而且你甚至可以通过消除工资挫折来降低人员流动率。你可以手动计算(工作时间X工资率),使用在线计算器,或依赖软件。
你可以从手工计算工资开始,然后切换到一个负担得起的工资软件,比如由衷的高兴稍后。一旦完成了Gusto的设置过程,就可以轻松地将工作时间输入到系统中,并完成所有计算。如果你的团队每个时期的工资都是一样的,你甚至可以将你的工资设置为自动处理。如果你有兴趣了解它的工作原理,Gusto提供30天的免费试用。
为你的团队计算工资,你需要遵循以下五个步骤:
步骤1:确定该时间段的总工作时间
开始做工资,你需要算出每个员工在这段时间工作了多长时间。为时薪员工,这将是总工作时间(如果你想支付确切的金额)。对于受薪员工,这将是在雇佣时商定的固定小时数(比如标准的40小时,不管实际工作时间)。这时你还需要选择一个支付计划。这个时间表意味着你应该知道你是按周、两周、还是按月支付工资。
如果你需要帮助选择一个支付进度,看看我们的文章,带你了解小企业主需要知道的一切。
受薪雇员的总工作时间
你应该支付你的受薪员工相同的工资周期(除非你有一个非免税带薪职位并依法支付加班工资)。
在雇佣一个新员工时,你将确定一个固定的年薪和一个保证的工作时数。当一名豁免雇员按年薪雇佣时,他们被期望每周至少工作40小时。他们可以多工作,但应该知道他们不会因此得到额外的补偿。由于他们的工作时间通常是固定的,大多数雇主不要求他们的豁免雇员记录自己的时间。
小贴士:如果你想使用工资软件,检查是否有自动驾驶功能,可以自动计算每个时期的工资(不需要你做任何事情)。受薪员工的工资支票最容易自动化,因为他们的工作时间和工资率保持不变。
非免税受薪雇员
然而,该规则的豁免是非免税受薪雇员.虽然不常见,但一些雇主会给他们的非豁免员工支付工资,这意味着每周有保证的金额加班他们的工作。
该职位的非豁免部分意味着这些员工属于联邦劳动法保护.雇主希望雇员每周工作最少的小时数,但如果他们超过了这些小时数,就必须按加班费支付工资。这需要时间跟踪才能成功管理。
小时工的总工作时间
计算小时工的总工作时间要比计算领薪水的工人稍微复杂一点,但并不太复杂。从本质上讲,您将把一个员工在支付期内工作的所有小时和分钟相加。
例如,让我们假设一个计时工在一周中从周一到周六工作了不同的时间,而在周日没有工作。让我们计算这些小时和分钟,以得到该时间段的总工作小时数。
该员工一周总工作时间:
8.67 + 8.17 +8.75 +8.75 + 7.08 + 2= 43.42小时
有些雇主对员工的打卡时间比较严格(下午4点vs下午4点05分),所以计算起来比较容易。不过,如果你觉得需要的话转换为分钟关于工资,有很多在线资源可以提供帮助。
提示:如果您宁愿跳过手动计算和分数到小数的计算,请查看我们的时间卡的计算器.你可以输入每天的工作时间和休息时间,它会自动为你计算总工作时间。
第二步:计算总工资(扣除及税项前)
一旦你知道了每个员工的工作时间,你就可以了计算工资总额.工资毛额是扣除税金和其他扣除额之前的员工工资总额,或者更简单地说,他们的工资率乘以工作时间。
例如,我们将计算珍妮这周的收入。她的工资是每小时15美元,而她这周工作了35个小时。她的总收入是525美元。
15美元× 35小时= 525美元
第三步:确定你的工资扣除
从法律上讲,你必须从雇员的总工资中扣除工资扣除额,然后才能确定他们的最终支付。我们建议编制一份完整的清单,列出每个雇员的扣除项目以及这些扣除项目是否属实税前或税后.要记住的一件事是,在本文中,我们将税收与工资扣除分开。
非税工资扣除可以包括许多项目,例如:
- 保险费:健康牙科视力人寿保险
- 退休的贡献:401(k) 403(b) IRA账户
- 子女抚养费支付:雇员支票的法律草案,通常由他们孩子居住的州发起
- 工资装饰:法院雇员工资的装饰当他们不偿还债务时;第三方债务人可以提起诉讼,要求他们承担责任
- 会费:成为工会成员的会员费
我们只是列出了一些,但还有更多可能是你的员工或公司特有的。例如,一些公司为加入公司电话计划的员工提供优惠,比如低话费。这可能需要你将员工话费包含在你的企业电话费账单中;如果你想收回一部分钱,你可以每月向他们收取较低的费用(当然,要得到他们的同意),并从他们的工资中扣除。
你需要把所有的工资扣除加在一起,得到一个总数。大多数扣除,比如保险,每个月都有相同金额的保费,尽管你可能会遇到一些是基于雇员在这一时期的工资(退休供款)。
例如,在基于薪酬的情况下,只需将员工希望扣缴的百分比(比如4%)乘以总薪酬(比如850美元),就可以得到你应该扣缴的总额。
850美元* 4%(0.04)= 34美元
步骤4:找到工资税的总和
你需要找出你的员工所欠的税款总额。如果不使用工资计算器,这可能会很棘手。你的员工应该已经完成一份圆满填写完减免证明形式在雇佣;你可以用它来帮助你计算出你需要扣缴联邦、州和地方税收的他们收入的百分比。IRS也是一个很好的资源。
以下是你可能需要跟踪、预扣并发送给相关机构的工资税清单:
- 联邦所得税:大多数员工都要遵守这一规定,除非他们是未成年人,或者因为收入太少而被豁免。
- 州所得税:像佛罗里达和德克萨斯州这样的州没有州税,但其他许多州有。有些是一个固定的百分比,而另一些则根据雇员的收入水平征税(如果他们赚得多,你扣缴更高的百分比)。
- 当地所得税:地方税不像州税那样普遍。像纽约和加利福尼亚这样的州有几个不同的税,所以一定要为所有的申请保留钱。
- 社会保障:这是一个6.2%的税收,用于每个雇员的政府退休基金。一旦一名员工的年收入达到13.29万美元,就不再适用了。你还需要支付6.2%的费用(除了员工支付的费用之外)。
- 医疗保险:这是1.45%的税收,用于老年人的政府医疗基金。这一项没有收入上限,而且您还必须从您的业务资金中支付相应的金额。
联邦、州和地方所得税税率
决定你应该扣缴多少税款可能是处理工资表最令人困惑的部分之一。所得税税率可能会根据员工的W-4报税表信息(如婚姻状况和他们申请的津贴数量)而有所不同。使用国税局隐瞒计算器决定扣缴多少联邦所得税。
随着业务的增长,手动计算税金可能成为一项艰巨的任务。如果你还没准备好使用像由衷的高兴,你可以考虑一下免费的工资单软件作为一个选项。
至于州所得税税率,你应该预扣10%左右或更低;然而,如果你在加州或夏威夷这样的州,这些州传统上拥有最高的州所得税税率,你的员工可能要支付他们收入的11%到13%。有一些城市和县税也可能适用;例如,如果你在纽约市经营,或者你的员工住在杨克斯。
如果你想进一步了解你所在州的具体税率,请查看我们的综合州指南。(如果你的状态丢失了,请查看我们每周发布的新状态指南。)
在计算税额之前减去非应纳税所得额
在计算扣缴的员工所得税时,考虑非应税收入是很重要的,因为你需要将其排除在计算之外。这可能包括员工用自己的钱支付的与工作相关的费用,现在你需要偿还。一定要在计算任何税收之前扣除这些金额,这样你就不会扣缴太多。
例如,Fern一周的总收入是3500美元。其中350美元是她代表公司支付的酒店住宿费用报销。她的州税率是9%。她欠州税283.50美元。
3500美元的总收入- 350美元的酒店报销= 3150美元的应税收入
$3,150应纳税收入X 0.09 = $283.50
雇主工资税和其他工资费用
除了你需要为员工代扣(和汇出)的税,你还需要负责工资税。这不是成为雇主最令人兴奋的部分,但这是避免支付额外罚款和费用的必要之举。
以下是你需要从公司银行账户支付的税款和其他与工资相关的费用:
- 联邦保险捐税法税收:这些都是社会保障和医疗保险税员工工资。你将为他们的收入支付6.2%的社会保险和1.45%的医疗保险。
- 工人的薪酬:大多数州都要求雇主购买工人比较保险以防员工在工作场所受伤。费率不同,取决于以前的索赔、在企业、行业工作的时间长短等因素。
- 失业税(或保险):你可能要承担州和联邦失业保险的责任。这笔钱将流向政府基金,在雇员不工作时发放。的联邦unemploymen税率为6%,但各州的税率各不相同。
- 《家庭休假法》保费:一些州(如加利福尼亚和纽约)要求你支付家庭休假保险。这些资金用于支付员工因重大事件(如分娩)请假的工资。每个雇员每月的保费可能低于1美元。
- 残疾保险:有些州还要求你缴纳残疾基金。每个州的规定和费率都不一样,但通常取决于你的工资总额等因素。
第五步:从总收入中减去扣除和税收
为了达到员工的最终工资数额,你应该从你在第二步中计算的总金额开始。你还需要在第三步和第四步中计算的全部非税扣除和税金。此时,您只需从总工资中扣除所有预提金额。
例如,让我们看看吉尔的总收入。两周2600美元。非税抵扣总额为343美元,税收抵扣总额为440美元。她的净收入是1817美元,所以你会给她一张支票或者直接存款在这个数量。
薪酬总额-(非税扣除+税收扣除)=薪酬净额
$2,600 - ($343 + $440) = $1,817
如果你遵循这些步骤来计算工资,你应该能够避免来自员工的诉讼,国税局因不准确和/或不及时的纳税罚款,以及所有纠正工资错误的后端工作。
即使拥有所有所需的工具,每个人也会时不时地犯错误。如果你碰巧发现你给员工的工资少了,你可以使用补发工资计算器快速计算出你需要支付给员工的金额,这样情况就解决了。
但请记住,你还需要确定留下来的税收影响合规.使用像Gusto这样的工资单软件会让这一切变得简单,因为所有的计算(工资和税收)都为你完成了。
底线
当你雇佣更多的员工时,计算工资变得更加复杂。但是请记住,这些步骤本质上是相同的。最终目标是及时支付员工和所有适用的税务机构正确的金额。虽然一些雇主选择手动计算所有的东西,但其他雇主则使用工资计算器和软件等在线工具。无论你用什么方法计算工资,一定要熟悉美国国税局的税收规则和联邦工资法,这样你就可以避免罚款。
你可以从手工计算工资开始,然后切换到一个负担得起的工资软件,比如由衷的高兴以后。一旦完成Gusto的设置过程,就可以轻松地在系统中输入工作时间,并完成所有计算。如果你的团队每个时期的工资都是一样的,你甚至可以将你的工资设置为自动处理。如果你有兴趣了解它的工作原理,Gusto提供30天的免费试用。