给员工发工资:你有什么选择?
本文是一个更大的系列的一部分如何发放工资.
在补偿员工的问题上,雇主有自己的选择。除了最常见的支付方式(直接存款、工资卡、纸质支票和现金),还有一些更有创意的选择,比如股票薪酬。
在一些州,你必须提供至少两种不同的方式来支付员工的工资,否则你可能会被罚款。每种支付方式都有优点和缺点,必须进行不同的管理。确保您选择的支付类型遵循最佳实践。
提示:请记住,并非所有州都允许所有的支付方式。在选择你想要提供给你的员工的支付方式之前,确保检查你的具体州的法律和法规。
1.直接存款
直接存款是最常见的支付员工工资的方式超过93%的美国工人选择以这种方式获得报酬。如果你使用的是工资单软件,直接存款也是支付员工工资最简单的方法之一。工资单的处理都是电子化的——钱从你的银行账户转到员工的账户上——你不需要做任何事情,只需要审核和批准。而且,作为奖励,它通常是一项不需要额外费用的服务。一些供应商,如由衷的高兴,甚至提供按需支付的工资,这意味着如果员工在发薪日前需要资金,你可以将他们提前赚的一部分工资存入银行。
如果你不吸毒的话工资软件,您仍可享受直接存款的好处。你只需要通过银行办理就可以了。在进行直接支付时,通常会按月或按次收取支票费,但有些银行,如富国银行,如果员工在那里有银行账户,就不会收取支票费。每月的费用从10美元到30美元甚至更多,支票费用通常在0.5美元到3.00美元之间。
一些银行,如美国银行(Bank of America)和太阳信托银行(SunTrust Bank),现在正在销售全薪服务。一定要询问一下他们正在使用的薪资供应商,这样你就可以提前做好自己的调查。他们倾向于使用流行的服务,比如QuickBooks工资你可以自己报名参加。
提示:如果你选择使用银行的在线工资单处理选项,请确认你没有为与工资单供应商直接签约获得的相同服务额外付费。
员工直接存款支付的利弊
优点 | 缺点 |
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没有引起危险,因为很容易的书面记录和报告 | 根据供应商的不同,可能需要几天的时间 |
安全 | 是否可以超过现金/支票 |
方便员工 | 不适合没有银行账户的员工 |
如果你有兴趣了解更多关于支付员工的方法直接存款,请查看我们的指南。
2.支付信用卡
工资卡是雇主给员工发工资的一种新的方式。它们是预付卡,你可以用来存工资。当你的员工没有银行账户时,这是一个很好的选择。它允许您和您的员工仍然获得直接存款的好处,同时消除一些缺点。
一些工资卡软件除了支付服务本身的费用外,几乎没有成本。你也可以向你的银行查询,因为很多银行也提供工资卡,而且这笔钱有联邦存款保险公司的保险。
许多州不允许雇主将工资卡作为员工领取工资的唯一途径。在决定如何进行之前,一定要查看你所在州的规定,否则你可能会面临处罚和/或诉讼。无论如何,我们建议结合使用不同的方式来支付员工。
用工资卡支付员工工资的利弊
优点 | 缺点 |
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完全电子化的 | 如果卡丢失/被盗,员工可能无法使用资金 |
资金由联邦存款保险公司担保 | 一些服务(自动取款机提款)可能会给员工带来高额费用 |
员工不需要银行账户 | 在一些州受到了严格的监管 |
3.论文检查
纸质支票对一些雇主来说可能已经过时了,但它仍然是一种可靠的支付员工工作报酬的方式。这很简单,取决于你如何处理支票。你可以用工资单软件打印出来,也可以自己手写。手写更便宜——除非你自己在线免费打印支票-但更多的时间消耗,特别是随着你的业务增长。
如果你选择打印工资支票,向银行询问它的正面薪酬选择是个好主意。正向支付是一些银行提供的一种自动防欺诈功能,它会将兑现支票的信息(账户号、金额、支票号)与你上传至其系统并授权支付的支票列表相匹配。如果有人试图从你的公司兑现一张未经你授权的支票,银行将拒绝它。
用纸质支票支付员工工资的利弊
优点 | 缺点 |
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留下书面记录 | 会引起国税局的注意吗,没有书面记录或报告 |
比电子产品更便宜 | 可能丢失或被盗 |
为没有银行账户的员工简化工资 | 必须跟踪每一张支票何时或是否通过银行 |
如果你有兴趣了解更多关于支付员工使用检查,去找我们的向导。
4.现金
大多数发放现金工资的企业规模都很小,而且只有少数员工。通常,这些员工都是小时工或兼职工人。在每个发薪期支付数千现金是不有效的,所以你最好在选择这种方式之前检查一下你每个发薪日总共需要支付多少现金。
我们通常不建议雇主支付现金给他们的员工,因为被美国国税局(IRS)标记为审计的可能性增加了,但如果你勤奋地创建审计追踪,这是一个选择。学习是很重要的如何进行工资发放(税收和所有),维持记录从你的银行账户中扣除与工资有关的款项,还有创建支付存根为你的员工和你的生意。使用excel甚至利用工资模板这是保持条理的好方法。
现金支付员工的利与弊
优点 | 缺点 |
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快速 | 能引起国税局的注意吗 |
便宜(不收取手续费) | 更多的手工工作以确保遵守工资法 |
灵活(可以随时进行应急支付) | 这并不适用于所有规模的公司 |
如果你有兴趣了解更多关于如何合法支付你的员工使用现金,去找我们的向导。
5.股票补偿
用股票支付员工薪酬不像我们讨论过的其他方式那么普遍,但一些雇主确实会使用它。我们不建议用它来支付全额工资,除非你有某种特殊安排,而且股票有价值。
通常来说,这是一种让公司对求职者更具吸引力的福利,而不是薪水的替代品。股票在一开始通常价值不高,尤其是对那些不太成熟的企业来说,因此未来的分红无法保证。
要记住的一件重要的事情是,你将欠工资税的股票支付就像你要做的普通工资。唯一的区别是,在股票真正获得授权之前,这意味着员工必须在公司待上一段时间,股票转让才真正属于他们。通常情况下,许多雇主会在5年之后才允许员工的股票完全授予,但通常在第三年左右会有一个部分授予期。
用股票支付员工薪酬的利弊
优点 | 缺点 |
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可以用来补充没有竞争力的工资吗 | 如果股票表现不佳,对员工来说是一场赌博 |
让你在补偿员工的同时保留最具流动性的资产 | 需要密切管理,以确保你不会放弃对业务的控制 |
可以推迟工资税 | 对于未注册的公司来说不是一个选择 |
把钱加回员工工资的其他方法
最后两种方式永远不能替代支付员工工资。事实上,许多公司将医疗保险和折扣归类为员工福利。无论如何,它们只是你能把钱加回员工薪水的几种方法。
健康保险费的贡献
为员工的健康保险计划捐款可以为员工节省大量的钱。你投入的任何资金都相当于增加了他们的实得工资,尤其是对那些无论如何都会购买健康保险的人来说。保险费可能很贵,有些每月超过1000美元,所以检查你的预算,确定你能支付给每个员工多少钱。
您不必付全额保险费。如果你有50名或更多的员工,我们建议你熟悉《平价医疗法案》。你可能会被要求为你的员工提供保险;您一定要确保您的供款金额达到政府计划所要求的最低供款金额。
如果雇员为最低成本的自我医疗保险方案缴纳的费用不超过其工资的9.5%,该计划就被认为是负担得起的。如果是这样,你需要增加你的供款金额来遵守。
用健康保险费支付员工的利弊
优点 | 缺点 |
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可以用来补充没有竞争力的工资吗 | 保险费用可能会上升,所以你的保险费可能需要上升,以保持相同的影响 |
让你在补偿员工的同时保留最具流动性的资产 | 对健康保险不感兴趣的年轻员工可能不会重视它 |
员工重返工作岗位仅仅是为了负担得起的健康保险 | 如果员工不喜欢现有的计划,他们可能看不到价值 |
折扣
有几种方式可以给员工提供折扣:你销售的产品和服务的员工折扣,以及其他企业产品和服务的公司折扣。员工可以自行决定使用这些折扣,如果折扣适用于他们通常已经购买的商品,他们就可以真正利用这些节省下来的钱。
给员工打折的利弊
优点 | 缺点 |
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在员工折扣计划下,你不必为每一次折扣自掏腰包 | 你自己的商品折扣需要一个质量跟踪系统 |
鼓励员工购买贵公司产品 | 公司折扣常被滥用 |
支持员工在工作之余的健康 | 获得员工折扣计划可能需要额外的钱 |
底线
当涉及到支付你的员工或承包商,你应该选择最适合你的业务和团队的付款方式。有些方法表面上看起来很简单,比如用现金支付员工工资,但之后会让你头疼。
记住,你有责任从每次薪水中预提工资税,并跟踪所有收入,这样你就可以支付你的那部分就业税。同样重要的是要确保你注意到特定员工的需求。他们有银行账户吗?对他们来说,什么是最重要的——方便、折扣还是现金?无论你的决定是什么,一定要实施一个可靠的系统来跟踪它。