注意细节和一个准确可靠的模板，在Excel中处理工资单对于刚刚起步的小企业来说非常有用。了解如何与我们的指南和免费模板。
如何在Excel中做工资单7步+免费模板
Charlette在会计和财务方面有超过10年的经验，并在自由职业项目上与人力资源负责人合作了2年。她用她丰富的经验来回答你关于工资的问题。
希瑟是一名专职作家和薪资专家，有多年直接与小企业主打交道的经验。她的专业知识使她能够为你关于工资的问题提供最好的答案。
本文是关于如何发放工资．
对于那些需要雇用10名或更少员工，并且在没有复杂劳动和税法的州运营的企业来说，用Excel计算工资单是最好的选择。由于这是一种完全手工的工资方式，与其他方法相比，它确实需要时间，但对于不断增长的企业来说绝对是具有成本效益的。使用模板有助于节省时间和提高效率，因为它包含预先填写的信息，如税率和加班公式。在输入员工信息之后，您只需要输入实际工作时间，然后模板将自动填充适用的工资数据。
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快速提示:
如果发工资仍然花费太多时间，或者如果你已经不适合使用电子表格，可以考虑使用小型企业工资单软件，比如由衷的高兴．
它可以自动归档新员工的文件，计算和归档工资税，生成年终w -2和1099表，通过直接存款支付，甚至帮助员工选择和管理他们的福利，所有这些都在一个仪表板上完成。
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按照下面的步骤，使用我们的免费Excel工资单模板运行工资单。如果你想了解实际操作过程，你也可以观看我们关于如何在Excel中制作工资单的视频教程。
1.审查工资单Excel模板和编辑为您的业务
弄清楚如何制作工资表使用Excel模板可能需要一些时间。首先，您需要查看模板并评估您的业务需求。一个标准化的模板应该有每个月的标签，带有计算员工税收、扣减和工资的公式的链接。你还需要一个“设置”标签，你的工资计算可以提取标准信息，如工资率和福利登记。
保持“设置”标签是最新的，这样你每个月都可以很容易地链接到它。这有助于自动化并防止重复工作。
这里有一些问题可以帮助您确定最终确定模板所需的信息。
- 你们有多少员工?
- 你需要从他们的薪水中扣除哪些福利?
- 模板中是否缺少任何需要添加的内容?
添加或删除列
您可能需要添加或删除列以满足您的小型企业的需求。例如，如果您的企业位于收取当地所得税的地方(如纽约市)，则需要在工资表Excel模板中反映这一点。您可以通过在“设置员工数据”选项卡中添加所需的信息来做到这一点。在进行更改时，您应该始终从这里开始，因为所有剩余的工资单选项卡都从这里提取源数据。
要添加列，请选择您希望新列出现在前面的列字母(例如G、H或I)。右键单击鼠标，然后选择“插入”。为新列输入标题(在第3行中)(例如，“Local NYC Tax”)，并输入适用员工的税率。转到所有月份选项卡(从“January Payroll”到“December Payroll”)，包括“Year-to-Date Payroll”选项卡，并在N列和Q列(税务列)之间输入一个新列。标记为“纽约市本地税”。
在向月份选项卡添加新列时，必须保持一致。如果您在“一月工资”选项卡的O列中添加了“纽约市本地税收”列，则必须将其添加到其他月份选项卡的相同位置。对于“Year-to-Date Payroll”选项卡，它包含12个月的摘要，您还需要添加任何新列，以便它正确地反映来自每月工资选项卡的详细信息。
要删除列，选中要删除的列，右键单击鼠标，然后选择“删除”。如果从“设置员工数据”选项卡中删除一列，规则是相同的。如果从其中一个工资单选项卡(包括“年度至今工资单”和“设置”选项卡)中删除一列，则必须从其他选项卡中删除它。
例如，删除“设置员工数据”页签G列的“社保税率”，则需要删除所有13个工资页签的“社保税”(N列)。否则，您将收到错误消息—并且您的公式将不起作用。
这是“设置员工数据”选项卡。不要分别改变G栏和H栏中的社会保障和医疗保险税率，因为它们是固定的。
添加列时，只需突出显示希望在其前面添加新列的列，然后右键单击并选择Insert。
检查在列A到列I中输入数据后，带公式的单元格如何自动计算每月工资单选项卡中的总数。
更改列名
在添加和删除列时，请考虑是否可以简单地更改payroll Excel模板中的一些现有列标签。除了减少错误之外，这将节省您更改多个选项卡的时间。
为了提供帮助，我们在“设置员工”选项卡中添加了两列(N列和O列)，并将它们标记为“其他扣除”。只需双击描述，并使用更适当地反映您的需求的标签覆盖它。
请注意，我们创建了“其他演绎”列，以便易于个性化，因此您不必更改任何其他选项卡来匹配。在13个薪资选项卡中只有一个“其他扣除”列，这里反映的数据是“设置员工数据”选项卡中N列和O列的总和。如果您需要在“设置”选项卡中添加更多的扣除列，请按照上面的说明添加列。
您可以使用“设置”选项卡中的“其他扣除”列来输入您公司特定的其他扣除。
虽然在“设置”选项卡中有两列“其他扣除”，但每月工资选项卡将它们加在一列中。
2.为每个员工设置工资信息
对模板布局感到满意之后，就可以开始设置员工数据了。要完成“设置”选项卡，您需要以下信息。
员工的名字
在“设置员工”选项卡的A列下输入员工的全名。请注意，您需要在每月工资单选项卡上重新输入他们的名字。当您这样做时，请确保它与您在“设置”选项卡中输入的名称匹配。如果拼写和格式有差异，月度和年度工资单选项卡将无法自动计算。
当你有新员工时，在“设置”选项卡中输入他们的详细信息后现有员工;当您输入他们的名字时，信息将自动转移到其他选项卡。
**对于已经辞职或被解雇的员工，只需停止在每月工资选项卡中为他们添加工资数据。不要将他们从“设置员工”选项卡中删除，否则他们的工资单中反映的任何前几个月都会更新为0美元，而您今年迄今的工资单费用金额将发生变化。当您为下一个日历年度重新创建工资单Excel模板时，可以从“设置”选项卡删除所有不活跃的员工。
按小时计费
在“设置员工数据”选项卡的B列中，输入每个小时工的固定时间小时工资(不包括加班)。为受薪员工保留此单元格为空。
年薪
在同一页签的C列中，输入每个受薪员工的年薪。例如，如果您的员工年收入为50,000美元，则输入“$50,000”。
一年的发薪周期数
在D列中，标记为“年度工资周期#”，根据支付员工的频率输入适用的工资周期。
- 如果是两周，输入“26”(52周/每个工资期两周= 26)
- 如果是每周，输入“52”(一年52周)
- 如果是半月，输入“24”(12个月/每月两次发薪期= 24)
- 如果是每月，输入“12”(一年12个月)
联邦和州所得税税率
在E栏和F栏分别输入每个雇员的联邦和州所得税税率。要查找适用的费率，请使用圆满填写完减免证明形式从员工入职时收取。税率取决于员工输入的津贴数量(通常基于受抚养人的数量)和他们的申报状态——如已婚、单身或户主。一般来说，雇员申领的津贴越多，他们的税率就越低。
“设置员工数据”选项卡中的列A到F在单元格中没有任何公式。使用你的工资记录来确保你输入的信息是准确的。
这是“Year-to-date Payroll”标签。所有数据都自动填充在这个选项卡中，因此您不需要更改单元格中的任何信息。
社会保障和医疗保险税率
福利及其他扣除
该模板包含可为员工提供的福利的几列，如健康、牙科、视力和401(k)计划。对于适用于您的业务的每个福利，在“设置员工数据”选项卡的第I至L列中输入每个支付期的员工保费。
您还可以使用列M、N和O来表示装饰和其他雇员扣除。在“设置”选项卡上输入福利和扣除细节后，当您在每月工资选项卡的B列中输入员工姓名时，模板将自动填充适当的字段。
带薪休假(PTO)计算
依靠你的员工来跟踪他们的PTO并不是一个好的策略。为了帮助您监控这一点，我们提供了一个可选的PTO计算工具。
如果您决定使用PTO计算工具，请检查“设置”选项卡中与PTO相关的最后三列。在P栏(“Enter Annual PTO Hours”)中，输入员工在一年内享有的总PTO小时数。
您不需要填写Q列(“自动计算-PTO工时”)，因为模板将自动从“年度至今工资表”选项卡中提取每个员工使用的总PTO工时。列R(“Auto Calc-PTO Hours Remaining”)也是如此，因为它包含一个公式，从员工的年度津贴中扣除实际的PTO。
请注意，您必须单独跟踪每个员工在每个工资运行的适用工资期间所花费的实际PTO小时数。在每月工资标签的F列(“PTO工时”)输入数据，“年初至今工资”标签将汇总每个员工的PTO工时。
有列供您扣减普通保险福利的保费。
有一个章节用于PTO跟踪。它将在您输入每个时期的工资细节时更新。
需要关于如何使用PTO计算工具的帮助?本视频教程使用Excel计算PTO小时数能帮上忙。
3.建立雇主工资税信息
除了跟踪从员工工资中扣缴的税款外，你还负责支付你的工资税份额。“雇主工资税”标签有单元格，可以用来输入联邦和州失业税率。请注意，6%的联邦失业税只对每个雇员收入的前7000美元征收(大多数州的失业税遵循相同的逻辑)。确保每个月查看工资标签中的信息，以帮助你计算每个员工和公司的应纳税额。
你可能还会负责工人的补偿保险支付。费率和金额可能会有所不同，这取决于员工的工作、您的索赔历史和其他因素。但是，你每个月应该从创建你的保单的保险基金中收到一笔到期的保险费。只需在G栏输入每月保费金额(“输入应付工人补偿”)。
使用“雇主工资税”标签来帮助跟踪您的企业所欠的税款。
下载我们的免费Excel工资单模板
4.输入工作时间和其他收入细节
在将所有员工和雇主数据输入工资表Excel模板后，就可以计算员工薪酬了。转到相应的月工资标签——如果是一月份，转到“一月份工资”标签。在A列中输入支付日期，在b列中输入支付期间每个员工的全名。然后，在适用的列中输入实际正常工作时间、加班时间、PTO小时和其他收入详细信息。
请记住，名称必须与您在“设置员工数据”选项卡的A列中输入的名称相同。如果不匹配，工资率、税率和扣除额将不会出现在每月工资选项卡中。如果您担心输入错误，可以复制并粘贴名称。
固定时间和加班时间
为了获得准确的员工工资，在每月工资选项卡的E列中输入正确的正常工作时数，在G列中输入加班时数。对于固定工作时间，通常是40小时或更少——除非你的公司位于加州。对于加班费，该模板使用您指定的小时数按正常工资率的1.5倍计算工资。然而，这可能会根据你的企业所在州的劳动法而改变。
我们鼓励你查阅你所在州有关加班工资的法律。联邦法律通常要求你在连续七天内支付员工超过40小时的加班费。然而，加州将一天工作超过8小时视为加班，无论你一周工作时间是否超过40小时。
有关与您的业务最相关的特定州的指导方针，请查看我们的州工资指南:
直接工时vs加班时薪
每月工资标签的C列(“直时小时费率”)和D列(“加班小时费率”)中列出的固定时间和加班小时费率是使用公式自动化的。在这两个小时费率列上面还有一个说明，说明不要更改单元格的内容，因为它们将自动更新。因此，每当您在每月工资选项卡的B列下输入员工姓名时，直接计时费率将自动从“设置员工数据”选项卡中转移。
同时，列D中的加班时薪是按列C中直行时薪的1.5倍计算的。
如果你的公司在加州运营，你可能需要做出调整，因为加州规定，一个工作日工作超过12小时的员工有权获得双倍工资。因此，任何工作时间在8到12小时之间的人必须按1.5倍的费率支付工资，任何工作时间超过12小时的人必须按正常时间费率的两倍支付工资。在这种情况下，你必须改变D列的公式来反映你实际欠的钱。
例如，如果您需要为每天工作16小时的员工支付两倍的时间，则可以使用此公式覆盖现有的计算。请注意，该公式分为两部分:四个小时按1.5倍的费率支付，而其他四个小时被认为是双倍的工资:
= (4 * (C4 * 1.5)) + (4 * (C4 * 2))
应税收入和非应税收入
如果你决定支付员工奖金，你必须像支付正常工资一样预扣工资税。在这个薪资Excel模板中，只要在H栏输入奖金金额，就会计入应纳税总收入。
对于员工在商务旅行期间发生的费用报销，请注意这些交易通常是不征税的。这是因为你只是在报销员工用来支付业务费用的钱;因此，员工实际上并没有获得任何新的收入。
在这种情况下，你不需要预扣工资税。相反，在适用的每月工资选项卡的第一列中输入需要偿还给员工的金额。我们有适当的公式，在计算预扣和支付的税款时将忽略这一数额。
每月工资标签有特定的列，用于输入员工的姓名和实际工作时间。
D列中的加班率是基于您在C列中输入的直接工时小时率，只需将其乘以1.5(时间半)即可。
奖金及其他应纳税所得额应记入H栏。
如果学习如何在Excel中编制工资表看起来太复杂，可以试试Gusto。您可以自动支付员工工资，并批准他们的在线工作时间，而无需更新电子表格。
5.查看自动工资计算
在完成初始设置并输入员工工作时间后，所有工资单计算都应该是可见的。在支付员工工资之前，最好先检查一下，这样你就不必在以后取消并重新发放工资了。你的工资税计算的准确性也取决于你的员工工资信息的准确性。如果你不小心，你可能会受到惩罚。以下是你应该查看的项目，包括工资单Excel模板是如何计算每个项目的。
期间工资
每月工资选项卡J列中的工资会自动从“设置员工数据”选项卡中提取。一旦模板中有了员工的年薪和一年中的工资周期总数，该列将自动反映该员工在该时期的工资。在计算每个时期的工资金额时，请注意列J中的单元格具有简单地将年薪除以在“设置员工数据”选项卡上输入的年度工资周期数的公式。
正式工作时间支付
与J列类似，每月工资单选项卡的“直接时间工资”列(K)也包含自动公式。它由两部分组成:固定时间工作时数乘以固定时间小时率，以及固定时间工作时数乘以固定时间小时率。这有助于确保你给员工支付了他们应得的所有钱，尤其是PTO工作时间。
加班工资
加班工资很简单，因为它是用你在每月工资标签的G列中输入的加班时数和D列中的每小时加班率来计算的。如果你的加班时间列在G栏，L栏应该有相应的金额。
工资总额
总工资(M栏)是指一个雇员在扣除和纳税前应得的总收入。在这个工资单Excel模板中，通过添加每月工资单选项卡的列J到L，加上列H和I来计算。这些列包括员工的每期工资、固定时间工资、加班费、奖金和佣金、非应税收入和报销。
联邦保险捐税法税收
联邦保险捐税法税收被标记为“社会保障税”(列N)和“医疗保险税”(列O)的每月工资标签。这些列链接到“设置员工数据”选项卡，自动从那里提取适用的税率。然后，单元格将税率乘以雇员的总工资减去任何不应纳税的收入(如报销)。
所得税扣缴
作为雇主，你有责任扣缴联邦税款所得税从你员工的工资中扣除。根据州的不同，你可能还需要保留额外的金额。在每月工资选项卡中，列P和Q(分别标记为“联邦所得税”和“州所得税”)根据您在“设置”选项卡中提供的税率信息计算税金。
福利及其他扣除
福利反映在每个月工资选项卡的R列中，它将“设置员工数据”选项卡中从I到L列中显示的所有保费相加。从一个支付周期到下一个支付周期的金额应该是固定的，但如果金额发生变化，您可以在“设置”选项卡中更新金额。如果您碰巧更改了特定员工的福利扣除，则需要首先重写前几个月的福利扣除公式，然后用实际金额重写它。
例如，如果您需要从6月开始将员工的医疗保险扣除额从100美元更改为200美元，请转到每个月的工资选项卡(1月至5月)，并删除该特定员工的医疗保险列中的公式。覆盖100美元，然后转到“设置”选项卡，将员工的健康保险扣除额更新为200美元。
其他扣除应与福利相同的方式处理。请注意，每月工资标签中的“其他扣除”列(S列)由“设置”标签中详细描述的奖金和其他扣除组成。另一方面，“总扣除额”(列(列T))是所有扣缴的税款，为福利收取的保险费和其他扣除额的总和。
网上支付
“净工资”列(U列)包含您需要通过支票、直接存款或工资卡支付给员工的金额。这个金额是通过从员工的总工资(列M)中减去总扣除额(列T)自动计算出来的。
其中带有“-”的单元格将继续反映这一点，直到输入足够的员工和/或工资详细信息以完成计算。
列U显示雇员的净薪酬。
想知道更多关于这个工资表Excel模板如何计算工资和扣除?观看我们制作的视频教程计算员工工资．
6.支付员工工资
在你审查了工资税、扣除额和工资计算之后，你就准备好支付员工工资了。要做到这一点，你可以选择在网上打印支票，将钱存入员工工资卡，或者与你的银行合作处理直接存款。
7.查看今年至今的工资信息
最后一个标签，标题为“年度至今的工资”，在我们的工资单Excel模板中列出了所有员工的工资明细。它与每月的工资标签相关联，所以所有员工的工资支出都应该反映出来。如果你决定提供工资单——有些州要求你这样做——这个选项卡将为你提供你需要填写的YTD信息。
为了帮助您组织和跟踪与工资相关的数据，请查看我们的其他一些免费工资单模板开始吧。
底线
如果你有10名或更少的员工，而且你所在的州对劳动和工资法没有严格监管，那么学习如何用Excel计算工资对你的生意有好处。除了支付员工工资，你还可以跟踪你所欠的工资税，并以电子方式保存工资记录。
然而，如果你已经厌倦了电子表格，想要一个可以轻松个性化的工资单系统来满足你的业务需求，请考虑一下由衷的高兴．它提供全面的工资服务，包括自动纳税和表格，起价45美元，此外，你还可以将其设置为自动运行工资。了解更多关于它在我们的专用由衷的审查．
不要分别改变G栏和H栏中的社会保障和医疗保险税率。这些联邦保险缴款法案(FICA)的费率是由国税局预定的。请记住，如果员工在年底前的工资达到142,800美元，社会保障就会达到最高。如果你有员工的收入超过这个数字，一旦他们今年迄今的收入超过这个数字，你就需要停止预扣6.2%的税。
例如，如果您的员工在4月份达到了142,800美元的社会保障收入门槛，请删除5月至12月工资标签中“社会保障税”(N列)下的所有公式。请注意，因为社会保障税税率是工资的6.2%，任何员工每年支付的最高金额是8,853.60美元(142,800美元的最高x 6.2%)。
要查看员工的总收入，请查看“年度工资”选项卡中的M列(标记为“年初至今总工资”)。这一栏显示了员工从年初至今的总工资。简单地从这个金额中扣除所有YTD非应税收入(第一栏)就可以得到应税总收入。
对于美国联邦医疗保险(Medicare)来说，雇员前20万美元工资的税率为1.45%，如果一个日历年的工资超过20万美元，则再加0.9%。这将使这些人的医疗保险税总额增加到2.35%。如果您的员工达到了这个阈值，那么您需要更改所有月工资标签上的“医疗保险税”列(O列)中的公式，该员工的总工资达到了200,000美元。
为了进一步说明，请看下面的截图，特别是公式字段。删除公式中突出显示的(灰色)部分，并将其替换为“2.35%”。这样做将覆盖“设置员工数据”选项卡上员工医疗保险税率(1.45%)的链接。
如果你的员工达到了20万美元的医疗保险工资门槛，检查并修改适用的每月工资标签上“医疗保险税”一栏中的公式。
请注意，社会保障的起征点在过去8年里有所提高，而医疗保险的税率在过去6年里一直保持不变。为了确保你保持合规，在每年年初检查任何税率变化，并相应地更新工资Excel模板。