什么是统一通信?小企业指南
统一通信(UC)将语音和视频通话、消息传递和文件共享整合到一个平台上。它为您的团队提供了跨多个渠道进行协作的单一工具,从而提高了工作效率和用户体验。这篇关于UC的小型业务指南讨论了UC系统包括什么,它如何帮助您的业务,以及在选择提供商时应该寻找什么。
统一通信系统是如何工作的
统一通信系统通过使用网络协议语音(VoIP)技术在互联网上发送和接收来自单个应用程序的语音、视频和文本数据。这使得系统成为您团队的中心枢纽,使他们能够在通信通道之间切换并共享文件,而无需切换应用程序。例如,他们可以通过同一个应用程序给同事打电话,切换到群聊,或者发起视频会议。
这种通信渠道之间的相互联系还带来了其他好处。例如,RingCentral的MVP平台使其更加强大商务电话系统更强大的功能是让团队成员看到哪些同事在线并可以自由协作,而哪些同事正在其他会议中忙着,这可以减少浪费时间玩电话追踪游戏的风险。
UCaaS的主要功能
基于云的系统,通常被称为统一通信即服务(UCaaS),使用互联网协议语音(VoIP)技术在互联网上发送和接收数据。但是,它管理其他通信工具的方式和成本因提供商而异。也就是说,添加的每个功能都提高了远程和混合就地工作团队的可用性,并减少了打开多个应用程序的需要。
UCaaS系统的一些最有用的功能包括:
团队协作
在基本层面上,大多数UCaaS系统支持文件和屏幕共享。此外,基于云计算专用交换机系统也支持团队协作。在任何一种情况下,团队都可以使用联合通信应用程序进行实时交互,在项目上一起聊天、交谈和工作。
随着混合工作场所数量的增加,拥有一个中央协作中心可以改善客户和员工的体验。您的UC平台成为一个虚拟的数字工作空间,团队成员可以在其中使用他们喜欢的设备和通信方式。因此,UC系统对于想要协作的、自适应的数字环境的雇主来说是必不可少的。
然而,值得注意的是,许多这些系统最适合内部团队会议,因为它们确实要求每个参与者都可以访问桌面或移动应用程序。这就是为什么一些企业可能会选择将他们的UC系统与面向客户的座席使用的其他平台集成在一起,比如微软团队或其替代品。
商务短信
所有统一通信系统都支持商务短信。UC用户可以在任何联网设备上收发短信。此外,由于对话驻留在UCaaS平台上,您的团队可以在一个位置查看文本通信。
它也统一了其他对话。客户的文本可以添加到他们的记录中,并与他们的电话、帮助台门票和电子邮件一起显示。在某些情况下,企业主甚至可以放弃他们的商务手机计划用UCaaS或VoIP软电话应用程序取代它们。
虚拟传真
和发短信一样,发送传真过去也需要单独的设备(传真机)。然后,统一通信在应用程序中构建了虚拟传真功能,允许团队成员将传真通信纳入客户记录,并在不使用笨重设备的情况下发送传真。大多数VoIP计划允许用户使用他们的电话发送或接收传真商务电话。
会议工具(视频和音频)
您的公司可能已经使用视频会议软件主持大型会议或面对面的在线协作会议。但是UC将这些功能放入您的UCaaS应用程序中,因此您的团队不再需要打开并登录到第二个应用程序。相反,他们可以在不切换程序的情况下立即进入会议,同时跟踪传入的消息。
此外,UC系统可能与您当前的视频会议软件集成。在这种情况下,您的员工可以使用其首选平台安排和加入呼叫。
为什么您的业务需要统一通信
根据高德纳(Gartner)的数据,53%的美国劳动力将很快成为“混合混合和完全远程”工人。向灵活办公空间的转变使得统一通信比以往任何时候都更加重要。除了商务电话服务,您的团队可能已经依赖于基于云的平台,如会计和客户关系管理(CRM)软件。
在每种情况下,信息都被孤立在这些系统中。如果客户打来电话,您的团队可能需要打开几个程序来充分了解客户的背景和当前情况。这对工作人员来说很耗时,对呼叫者来说也很沮丧。
你也会遇到其他问题。如果你的员工正在与客户聊天,想通过视频与他们交谈,他们可能需要切换平台,在转移过程中可能会有掉线的风险。
另一方面,统一通信平台允许您在同一个系统内无缝地在电话、视频和聊天工具之间切换。许多UCaaS解决方案还与流行的商业软件无缝集成,这仍然为客户数据和通信提供了一个中心位置。
统一通信的好处
在UCaaS系统中使用统一通信的优势是巨大的,特别是在数字时代,存在通信脱节的风险,与在线工作场所的自发协作也会下降。企业可以通过使用UC平台来减轻这些影响。
统一通信的好处包括:
- 提高生产率:切换应用程序会降低你的注意力,占用你的时间。相比之下,UC将来自多个渠道的信息放在您的指尖。您可以在不打开不同的程序或浏览器选项卡的情况下完成任务并解决问题。
- 改进的经验:积极的员工和客户体验对你的小企业的成功都是至关重要的。集中式平台更方便,易于使用,并使您的团队更快地访问经理和同事。此外,访问之前的对话可以帮助代理定制消息并对问题做出反应。
- 减少业务竖井:竖井系统倾向于隔离信息。您的CRM保存联系信息,会计工具捕获账单数据,您的VoIP系统跟踪呼叫-但不要轻易地在它们之间共享信息。UC允许团队在线访问所有这些类型的详细信息。
- 降低成本:基于voip的统一通信平台无需为单独的视频会议、短信和即时消息工具付费,从而降低了业务支出。您还可能为各种云工具付费,以增强您的电话系统,例如自动座席电话系统这可以被UCaaS系统所取代。
- 确保业务连续性:自适应工作空间允许团队在任何有高速互联网连接的地方访问数据和工作。由于UC系统在混乱时期工作得同样好,即使在您的物理工作场所不可用的情况下,员工仍然能够与客户和彼此互动。
统一通信在哪里落后
尽管统一通信对于大多数小型企业来说是一个很好的选择,但也存在挑战。此外,并非所有的UCaaS平台都是平等的。例如,虚拟业务电话号码提供者可以提供一些UC功能,比如文件共享,但不与日历或crm集成。
与统一通信相关的潜在挑战包括:
- 采用率低:您的团队可能对现有的工具感到满意,不愿意转移到新的平台。如果不是所有人都同意,就很难保证一致的体验。
- 学习曲线:您可能需要培训员工并重新配置工作流程以适应数字化工作场所。此外,您的信息技术(IT)团队可能需要指导才能正确连接统一通信平台并排除故障。
- 互操作性:而大多数UC工具包括软电话应用程序对于移动电话、平板电脑和电脑,您可能需要非ip桌面电话的适配器。此外,您的VoIP系统可能无法与关键任务工具集成,导致大量数据和工作流程依赖于打开其他应用程序。
- 基础设施:你公司的所有UC用户都需要高速有线或无线互联网连接,有些用户可能需要新设备来使用UC系统的功能。服务参差不齐的地区在采用VoIP和统一通信技术时面临障碍。
如何为您的企业选择UCaaS平台
统一通信系统在特性、功能和可伸缩性方面有所不同。一家公司正在寻找小型企业VoIP服务拥有文件和屏幕共享功能的现场员工可能比拥有完全远程、全球员工的组织有更少的要求。
在比较UCaaS平台之前,请考虑以下问题:
- 有多少员工和设备将访问您的UC解决方案,他们是在现场还是不在现场?
- 您是否需要一个适合国际员工或客户的解决方案?
- 你会使用现有的手机还是想要新的设备?
- 您目前的互联网和Wi-Fi是否支持UCaaS,或者您是否需要升级您的基础设施?
- 您的IT团队在实现和迁移方面是否需要帮助?
- 您的业务需要哪些功能?最好有哪些功能?
- 你认为UCaaS会取代现有的技术服务吗,比如Zoom?
- 您需要什么类型的集成,是否需要应用程序编程接口(api) ?
- 您是否需要遵守隐私或安全标准,例如符合hipaa的视频会议或者云存储的FedRAMP ?
- 你的公司需要提供什么类型的客户服务,在什么时间?
- 您是否需要语音和视频录制的云文件存储和备份功能?
- 您的企业需要什么类型的远程管理和报告选项?
一旦你有了这些问题的答案,你就可以寻找与你的需求紧密相关的解决方案。利用免费试用和UCaaS演示来了解一项服务如何为您的团队工作。另外,检查客户评论和可用的自助服务和支持工具。
UC风险与安全问题
基于云的工具和远程工作人员会增加网络攻击的数量和频率。有更多的端点需要跟踪和更新,这使得小企业更难监督和管理。
最重要的安全问题包括:
- 拒绝服务(DoS)攻击:这些攻击用流量或请求淹没您的云服务,降低它们的速度或完全停止访问。
- 远程设备上不安全的应用程序:员工可能会使用未经批准的应用程序,或者没有在设备上使用足够的安全工具,这给了黑客入侵你的网络的机会。
- 网络欺诈:VoIP诈骗也被称为服务盗窃,当网络犯罪分子访问您的系统进行诈骗电话时就会发生。
- 数据中心威胁:提供商将您的数据存储在不同的位置,即使这些位置是安全的,也可能容易受到黑客攻击或自然灾害的影响。
您可以通过制定密码和应用程序安全策略,并确保用户访问权限匹配每个员工的角色来降低风险。您还可以通过为UC选择信誉良好的VoIP提供商并部署强大的安全工具来保护您的系统,从而帮助降低安全风险。
统一通信平台提供商
一些VoIP提供商作为统一的通信平台。UC VoIP提供商提供了提供更多功能的计划层,如定制集成和呼叫记录,在价格更高的套餐中。探索下面一些最流行的UCaaS平台,并将它们的解决方案与您的UCaaS清单进行比较。
RingCentral概述
RingCentralMVP提供四种VoIP方案,包括一个本地或免费号码,以及在美国和加拿大的无限通话。它的功能包括重要的统一通信工具,如文档和日历共享、团队消息传递和任务管理。
然而,为了访问CRM和自定义集成,需要订阅上层计划。价格为每个用户29.99美元起,每月供2至20名用户使用,但如果每年提前支付,最多可节省33%的费用。
优点 | 缺点 |
---|---|
大量的操作指南、视频和课程 | 与其他解决方案相比,单独用户的价格更高 |
所有计划都提供可视语音邮件,包括将语音信息转录到电子邮件或文本 | CRM集成只包含在前两层 |
易于实现集成 | 在入门级计划中不提供无限的虚拟传真 |
RingCentral特性
- 即用集成:你不需要一个IT团队来连接一些集成到你的RingCentral MVP账户,包括Asana, Jira, Box, OneDrive和谷歌Drive。
- 团队协作:与团队聊天,查看状态信息,并在RingCentral应用程序内分配任务。使用白板和私人消息进行实时交互。
- 翻:在通话过程中切换设备,无需让客户等待或将其转移给其他用户,并在聊天或语音通话到视频会议之间无缝切换。
Nextiva概述
Nextiva是一家顶级VoIP提供商,提供四种方案。每个手机都有一个免费的本地电话号码,可以无限制地拨打美国和加拿大的电话,还有一些统一的通信功能。与RingCentral一样,Nextiva用户可以私下聊天,也可以分组聊天,还可以共享屏幕和文档。
需要订阅上层包才能访问通话记录或高级集成(如HubSpot和ServiceNow)。价格为每个用户29.95美元起,5至19名用户每月使用,Nextiva还提供预付和批量折扣。
优点 | 缺点 |
---|---|
入门级套餐包括无限虚拟传真 | 入门级套餐不包括无限短信和彩信短信 |
免费分钟分配比RingCentral或8x8更高 | 最便宜的包没有应用内文档或屏幕共享 |
在更高的计划无限制的视频和音频参与者 | 不提供低价入门版本 |
Nextiva特性
- 客户支持:Nextiva拥有广泛的知识库,并通过实时聊天、免费电话号码、电子邮件和帮助台门票提供客户服务。
- 免费分钟:所有Nextiva套餐都提供1,500到12,500分钟的免费通话时间,而RingCentral版本的免费通话时间只有100到10,000分钟,8×8套餐则不包括任何免费通话时间。
- NextOS应用:NextOS统一通信应用程序将电话、电子邮件、聊天和短信对话放在一个平台上,从而更容易建立和监控客户关系。
8×8概述
8×8是一个VoIP统一通信平台,可以让您混合和匹配计划。它提供了一个强大的入门级包,具有无限的音频和视频会议。所有8×8版本都包括会议记录和转录、团队消息和文档共享。
与其他供应商不同,8×8提供最多47个国家的无限国际通话套餐。价格为每个用户每月12美元起,8×8为x系列计划提供年度预付折扣。
优点 | 缺点 |
---|---|
入门级计划比竞争对手花费更少,提供更多的功能 | 自助工具和教程比竞争对手的内容更难理解 |
所有计划包括多达100人的视频和音频会议 | 提供比竞争对手更少的客户服务选项 |
会议记录和转录是标准功能 | 手机应用程序的评分低于RingCentral应用程序 |
8×8特性
- x系列集成:x系列计划的起价比RingCentral低,并提供大约50种集成,包括Microsoft Teams、谷歌Workspace、HubSpot和Zendesk。
- 安全:通过将群聊天室指定为仅限邀请的、私密的或公开的来增加隐私和提高安全性。此外,这些服务符合HIPAA和fisma标准。
- 视频会议:8×8支持高达500人的高清视频会议,具体取决于计划。您可以模糊背景或选择一个图像。它还为50多个国家提供拨号号码,其中包括11个免费电话号码。
常见问题
统一通信的例子有哪些?
统一通信的一个例子是与同事或客户聊天,然后在不使用不同应用程序的情况下从聊天切换到视频会议。另一个例子包括团队成员在聊天时实时注释文档,并在来电时接收屏幕弹出通知。
什么是统一通信策略?
统一沟通策略包括审计您的工作流和业务流程,以查看您的员工如何、何时以及在何处进行沟通和协作。您的审计应该包括不同团队成员使用的软件,并强调通过集成节省时间或改善体验的机会。
UCaaS和CCaaS的区别是什么?
UCaaS是统一通信即服务的意思,而CCaaS是呼叫中心即服务的意思。这些产品的方法不同。UCaaS侧重于团队的解决方案,而CCaaS则面向客户的解决方案。因此,CCaaS也更有可能包括基于技能的呼叫路由以及销售和客户服务集成。
底线
有了一个集中的、统一的通信中心,你的团队可以专注于协作,而不是切换应用程序。虽然基本的语音和文本VoIP系统有一定的用途,但统一通信平台支持即时消息、电子邮件和视频业务。UC统一了您团队的对话,并提供了一个实时交互的空间。