9个有效使用统一通信和协作工具的技巧
本文是关于统一通信.
统一通信与协作(UC&C)工具不仅仅支持公司内部通信。如果实施有效,它们还能提高团队响应能力和客户满意度。在本指南中,我们将为您提供有价值的技巧,包括如何为分布式团队正确使用视频会议,以及如何利用任务管理工具来帮助您的公司采用强大的UC&C策略。
这里有一些方法可以优化UC&C平台的使用:
1.充分利用UC&C是多么容易实现
虽然单独使用基于云的解决方案来实现视频会议、工作场所自动化和直接业务呼叫是很好的,但使用单一的统一通信即服务(UCaaS)平台要容易得多。
解决方案是这样的RingCentralMVP是互联网语音协议(VoIP)和UCaaS提供商的组合,您将可以快速轻松地部署以下工具:
- VoIP电话和短信
- 项目管理和调度软件
- 视频会议
- 实时聊天和消息传递
- 文件共享
注册了服务并安装提供商的平台后,就可以立即使用上面提到的任何工具。随着协作技术脱颖而出,一些最受欢迎的投资对于大多数公司来说,快速简单的实施是一个巨大的福音。想了解更多关于RingCentral的信息?查看我们全面的审查.
2.使用视频会议将远程团队聚集在一起
纯粹面对面开会的日子几乎消失了。如今,即使是小型会议也可能至少有一两个与会者在一个平台上进行视频变焦.随着在家工作(WFH)的增加,一个坚实的UC&C平台有助于促进在同一房间的感觉,即使你在数百英里之外。
幸运的是,视频会议是许多顶级VoIP/UCaaS提供商的必备功能。例如,即使是那些本质上没有将技术包括在他们的计划中的提供商,比如Dialpad在美国,通常会有免费或低成本的附加服务提供这种功能。
在与同事合作时,您的代理人可以在需要面对面交流时快速进行视频会议。一般来说,从文本转到视频通常只需要按一个按钮,而且可以在相隔数千英里的同事之间完成。
3.使用UC&C技术来提高团队的响应能力
支持远程工作的企业往往拥有比纯粹的办公室配置更积极响应和更投入的员工。根据Aruba(一家惠普企业公司)的研究,60%的员工认为移动技术是提高工作效率的主要原因。事实上,在同一项研究中,十分之四的人表示,允许他们在远离工作地点的情况下工作的技术使他们更有创造力。
此外,当使用协作工具管理任务和通信时,员工可以在任何地方响应和完成交付成果。例如,当代理在现场或只是执行差事时,他们可以回答手机上UCaaS应用程序的查询。乘坐公共交通的员工甚至可以在途中参加会议,与同事协调工作。在通勤时,可以使用屏幕和文件共享等功能,如果需要,同一代理还可以快速轻松地响应客户和合作伙伴的需求。
4.利用UC的云计算特性降低成本
在早期,企业使用老式的PBX(私有分支交换机)设置将所有的通信都带入内部。今天是云的时代,这项技术使得创建功能更全面的通信堆栈变得更加容易,而无需投资于成熟的服务器或IP设置。
例如,传统的总前期成本PBX系统很容易超过1.5万美元。这包括硬件、设置、实现、软件许可和电话成本。有了托管PBX提供商,就不需要投资专门的IP服务器来进行通话,大多数可以与现有的员工硬件一起使用,比如电话和电脑,而且前期成本最低。
像RingCentral这样的服务在提供重要的商业通信功能的同时,对每个用户收取象征性的月费。虽然随着时间的推移,这些功能可能会花费数千美元,但每月支付很少的费用来购买这么多通信功能是非常小的商业友好型的。
这些服务通常也是地理冗余的。这意味着如果一个位于全局的服务器出现故障,通常会有其他几个服务器来弥补。对于内部部署系统,如果服务器出现故障,您的通信能力就会受损,这会增加成本。由于这种地理上的冗余,供应商喜欢RingCentral,8×8,Nextiva可以提供99.999%的正常运行时间保证,规定服务器每年不能停机超过5分钟。
5.将你的团队从他们的电脑中解放出来
正如我们所讲的自带设备(BYOD)功能聚光灯在美国,自带设备策略是一种可行的成本节约策略,也是将团队的个人设备纳入业务的好方法。就其本质而言,VoIP是灵活的,因此您的代理可以有效地使用自己的平板电脑、智能手机和笔记本电脑工作,而无需向客户提供个人信息。大概是自带武器的结果全球30亿工人在移动设备上进行无桌面工作。
如果实施得当,这种类型的移动优先战略有很多优势:
- 这在硬件和软件上都有很大的节省,因为你需要更少的电脑和软件统一通讯(UC)的应用程序往往是免费的,需要订阅。
- 当员工目前的智能手机用于个人和工作活动时,为他们提供工作手机的需求就减少了。
- 部署几乎是即时的。
- 当员工使用自己的设备时,学习曲线会缩短。
- 员工们不会被束缚在办公桌前;他们可以在旅途中快速接听电话,并在旅途中完成工作任务和沟通。
当然,有了自带设备政策,你必须确保你的员工清楚地了解涉及个人设备的规则,特别是考虑到如果设备丢失或被盗,数据必须得到保护。
不过,根据思科提供的数据,7%在美国,所有联网设备中最重要的是智能手机,利用员工设备的现有计算能力应该是一个主要考虑因素。已知的UC&C功能,如呼叫翻转,使座席可以轻松地将呼叫无缝地发送到他们首选的设备,这样他们就可以保持对话不间断地进行。
6.利用UC&C提高客户满意度
UC&C解决方案为您的代理在与客户打交道时提供了额外的接触点,但底层技术将增强他们的体验。例如,许多UC供应商都有人工智能工具,可以确定客户情绪等信息,并在联系过程中根据需要为代理提供按需数据。
UC&C提供商也倾向于包括客户关系管理(CRM)集成。这意味着您的解决方案将对客户数据进行分类,并允许您从Salesforce和Zoho CRM等收藏夹中进行出站联系。当你联系的时候,有了现成的信息,你的代理会看起来更有知识,准备好处理客户的查询和问题。
此外,您应该始终为客户利用自助服务选项。当一个流程很简单时,比如账单支付和预约安排,利用交互式语音应答(IVR)系统是非常有用的。ivr不仅为客户提供菜单选择,以便他们支付账单和安排约会,而且还可以在每次互动结束时包括客户满意度(CSAT)调查。
了解更多关于ivr的信息并了解它们如何帮助您识别痛点并改善整体客户体验。
7.保持数据的良好和安全
随着云技术的持续发展,黑客攻击和数据盗窃的事件也时有发生。作为一个企业主,你有责任保护你的业务和客户数据不受骗子和罪犯的侵害。因此,您需要雇用与已知的业务通信提供商统一通信安全特性。
这意味着保护数据静止和运输中使用安全硬件,并采用VoIP虚拟专用网(VPN)等技术。在过去,像Zoombombing这样的内容是个问题。UC&C提供商已经采取了许多步骤来提供端到端加密、传输层安全(TLS)和安全实时传输协议(SRTP),以便通过提供商发送的消息得到很好的保护。
您可以通过以下步骤确保您的提供商是安全的:
- 在出现安全漏洞时验证他们的流程。
- 了解他们的正常运行时间服务水平协议(SLA)要求什么——这是提供商以书面形式提供的声明服务期望的保证。理想情况下,您的供应商应该争取99.999%(五个9)的正常运行时间百分比,但99.99%的正常运行时间保证是合理的。
- 在服务器出现问题时,验证是否存在全局分散的备份。
- 确定流经基于云的提供商服务器的通信的加密方法。
- 了解客户服务渠道和支持时间。
8.利用任务管理工具
你知道吗42%在iOS和Android等移动平台上使用协作工具?
任务管理已经是UC&C更关键的功能之一,在任何平台上都有这个功能对于项目的完成是至关重要的。例如,两者RingCentral而且Nextiva具有任务管理功能,包括:
- 创建
- 规划
- 赋值
- 跟踪
始终使用单一平台进行任务管理,这就是UC&C提供商如此有用的原因。当每个人都使用相同的平台时,所有涉众和团队成员都将知道同事正在执行任务的哪个阶段。搜索、群组日历和应用内聊天等工具使协调变得简单,处理变得高效。
9.拥抱全渠道
现代UC&C工具不仅可以帮助您管理与同事和客户的日常沟通,而且还可以在进行大量接触时发挥作用。使用内部PBX,呼叫中心技术变得非常昂贵,非常迅速。在这样的系统中,通常只使用电话作为主要的联系平台。如今,客户接触点每天都在增加,所以简单的电话外联可能会错过机会。
UC&C通过为这些企业提供全渠道外展,帮助企业建立高质量的联系。与简单的呼叫不同,全渠道解决方案帮助座员通过以下方式联系到客户:
- SMS(短消息服务)
- 社交媒体
- 视频
- 电子邮件
- 即时聊天
这有助于公司缩小标准呼叫中心和联络中心之间的差距,在联络中心中,利用不同的客户接触点获得更大的成功。Omnisend的一份报告指出,仅以短信为例,竞选活动就很困难47.7%更有可能以皈依而告终。
要实现具有全渠道外展的呼叫中心,请考虑一个解决方案,例如RingCentral它连接了从实时聊天到文本的所有内容,并将每个交互记录到CRM解决方案中。同样,通过基于云的提供商,这是一个简单的改变,而且大多数情况下联络中心供应商在美国,你还会得到一些工具,比如用于传统的基于电话的出站联系人的预测拨号器。
统一通信与协作工具如何工作
统一通信和协作(UC&C)工具是一系列的解决方案,可以促进您的企业、员工和客户之间的简化通信。所有这些交流都被简化成一个界面,所以你可以通过用于视频或音频会议的相同软件应用程序收听语音邮件等内容。
UC“将一切整合在一起”,因此视频、语音、基于文本的团队交流和内容共享都以一种统一的方式完成。此外,UC协作工具各不相同。例如,有一些通信api可以帮助您的企业创建或增强客户用来与您联系的渠道。工作流自动化技术还可以帮助企业简化任务,并在项目生命周期内保持通信畅通。
底线
与任何工具一样,统一通信技术必须得到正确的利用才能达到最佳效率。一个好的平台具有创造和开辟新的沟通能力的内在能力,它将与你的公司一起持续发展。
如果您正在寻找一个强大的提供商,将提供所有的必要UCaaS工具我们建议您使用可扩展的计划和多种沟通渠道RingCentral.RingCentral拥有大量UC&C关键功能,并为企业提供了30天的试用期,以了解该系统。今天就试试吧。