新员工表格:小型企业的终极指南
本文是关于招聘.
新员工表格是电子或纸质文件,记录新员工的信息,如地址、扣缴税款和工作资格。新的招聘表格,如w -4, i -9和工作申请,确保您的业务符合劳动法,并使您更容易管理日程安排,沟通和工资处理。
下面,我们将详细介绍您的小企业招聘新员工所需的最常见的合规、雇佣政策、公司特有的和员工经验形式。
合规
合规表格是在政府机构进行审计时,您可能需要向其发送或出示的文件。它们主要分为三类:美国国税局要求的,美国公民及移民服务局(USCIS)要求的,以及支持的劳动法.例子包括:
- 用于州和联邦预扣税的IRS表格(例如W-4和W-9)
- 受雇资格表格(I-9)
- 特定国家的披露和国家新员工报告
合规表格可以在IRS.gov等政府网站上找到。此外,如果你在该州雇用工人,许多州提供一个雇主网站,其中包含所有必要的合规表格。然而,如果你的员工在多个州有不同的要求,事情就开始变得复杂了。例如,一些州有自己的扣缴税款表格与W-4不同。
在大多数情况下,你的工资单提供商可以为你提供这些州所需的表格。如果你使用人力资源软件或与专业雇主组织(PEO),这可能是通过软件自动完成的。如果你没有工资单供应商,你可以找到以下新雇员表格,并使用以下连结自行编译。
就业政策
雇佣政策表格是在招聘过程中收集的额外的新员工文件新员工培训流程.他们在发生雇佣纠纷时保护您的业务,并使您的政策和期望明确。
公司具体
有一些新员工表格,你可能需要添加到你的新员工文件,这取决于你的业务规模,你的行业,或你的特定公司的需求。你可以在之前或期间收集这些信息取向或者把它们包括在你的新员工清单.
员工的经验
这些都是可选的员工形式,可以改善员工体验、工作表现和工作文化。这些表格并不是法律规定的,而是用来给新员工留下好印象,提高你的整体招聘品牌。
你需要一个地方来存储所有这些东西新雇员表格-可以放在文件夹里(我们不建议这样做),也可以虚拟存储,使用人力资源/工资系统,比如Rippling,提供免费文件存储。然后,当你要报税的时候,你就可以把所有东西都放在一个地方给你的会计了。事实上,如果你用我们的推荐工资单软件,报税应自动完成。
如果您计划运行您的第一个工资单,我们建议阅读有关工资的过程.如果您需要帮助运行工资单,Rippling可以帮助创建,发送和归档w -2和1099表;安全地在线存储所有已填妥的表格;并使向适当的州机构报告新雇员更加容易。
新员工表格的成本
使用我们上面的表格,政府提供的PDF表格,或网上找到的样本,你可以免费收集和准备大多数新员工表格。然后,你可以修改和打印它们的纸张和墨水的成本。然而,有些企业更愿意这样做人力资源外包向第三方确保他们所有的新雇佣表格都是有序的、定制的和合法的。
需要考虑的一些成本是:
- 人力资源管理软件:通常,标准表单被内置到人力资源管理软件.每个员工每月只需1 - 15美元,你就可以得到这些表格和带有电子签名和在线存储的自动化工作流程。
- 人力资源管理专业:雇佣一个人力资源专业一个包含新雇员表格和文件的启动包的费用从每小时50美元到5000美元不等;这通常包括员工手册。
- 法律:你可以雇佣一名小企业律师来审阅你下载的表格。这项服务通常按项目或小时收费。例如,LegalZoom每份文件收费39 - 99美元,用于审查商业表格和政策。然而,如果你有律师起草并为你提供表格,你可以支付更多的钱。
- 自己动手:这是最简单、成本最低的选择,但可能需要花费大量时间。根据您的人力资源经验水平,您或您的行政助理可以下载我们提供的表格,并自定义它们,除了花费时间外,很少或没有成本。
- 文档管理:管理这些文件最便宜的方法是将它们放入员工个人档案中,并保存在一个安全的文件夹中。然而,一个更好的(更容易搜索的)选择是在线存储它们,比如在您的安全网络上,或者在谷歌Workspace帐户中。当然,如果你使用人力资源或工资软件,比如荡漾,文件将在线存储。
这些表单本身的成本几乎为零。如果您创建自己的文档并雇人跟踪和管理它们,那么确保它们符合法律法规可能会花费更多的钱。
新雇员表格指引
如果您从头开始创建表单或自定义在网上找到的表单,请考虑确保您的表单遵循以下指导原则。这提供了专业性,确保您拥有最新版本的表单,并使它们更容易找到。
- 为每个表单命名。这通常是由政府机构提供的,如I-9或W-4表格。但是,如果您创建自己的表单,例如捕获员工的紧急联系信息,最好在顶部添加表单名称,并提供一个脚注,显示表单名称和修改日期,以备需要修改时使用。
- 正确地填写表格。新员工合规表格上最常见的错误是没有按照相关政府机构提供的说明正确填写。此外,在其他表格上常见的错误是包含不合法的信息,比如在工作申请表上列出一个人的性别或以前的工资。这些可能会在诉讼中被发现,并显示歧视或薪酬平等问题的证据。
- 帮助员工理解为什么要使用一个表单。每张表格都应附有简要说明。例如,如果你要求员工提供银行账户和转账信息,最好解释你这么做的原因是为了让他们直接存款。
- 正确地存储表单。有些文件可以存放在员工的办公室里个人文件夹经理可以访问的地方。其他表格,如I-9就业资格表格,应该分开保存,以防止机密的员工信息被查看。
- 保留已填妥的表格。文档保留不同的政府机构和州有所不同。例如,401(k)计划的注册文件需要在员工离职后保存6年,但新员工的聘用通知或其他薪资数据只需要保存3年。
- 定期更新你的新员工表格。在州和联邦层面,税法和其他劳动法经常变化,有时甚至在地方层面。例如,加州要求大量支付病假许多州规定向求职者询问有关工作的问题是非法的之前支付或者刑事定罪。因此,最好每年都看一看你的表格和员工手册,以确保它们符合规定。
底线
新员工表格是必不可少的一部分招聘的过程。在收集联邦、州和地方政府要求的数据方面,有一些法律要求的表格(合规表格),可以确保您的企业符合要求。其他必要的表格包括用于收集工资、医疗福利登记、背景调查和保险福利登记所需信息的表格。
请采取预防措施,确保您已填写了所有必需的合规表格,并将其正确地报告给正确的机构。此外,明智的做法是为每个员工保留已签名的策略和数据信息。这确保你有正确的信息来处理福利、工资和其他对你的小企业很重要的项目。