如何安排员工
本文是关于员工调度.
决定如何安排员工需要你了解公司的运营情况,比如知道公司最忙的日子和最忙的月份,以及产品销售趋势。了解员工的需求也很重要。最好的时间表是灵活的,不会让员工超负荷工作,最大限度地提高利润,并提前公布。
如果你对使用日程安排软件感兴趣,可以考虑一下相隔千山万水.它可以让您轻松地为无限数量的员工创建工作班次。此外,一旦你创建了你的每周时间表,你可以每周复制它,所有的时间计算都由系统完成,以确保加班合规,同时节省你的时间和减少错误。最好的消息是,Homebase为只有一个地点的企业提供了永久免费计划。
要开始安排日程,请遵循以下简单的步骤,使用这些步骤会更容易、更节省时间员工调度软件:
1.制作一份员工详细名单
首先列出一份详细的名单,包括你目前所有的员工。当你开始分配工作时间时,这将作为你的参考表格。输入尽可能多的信息,可以帮助你创建最好的时间表。员工姓名、职位和轮班偏好(夜班vs白班)等数据就是很好的例子。
员工姓名:当你输入每个员工的名字时,确保至少包括名字和姓氏。当心复制品。名字和姓氏相同的员工很可能有一天会有至少一个同事和他们同名。在这种情况下,您需要使用区分符,如中间名或首字母。
如果他们同意的话,你也可以给其中一个员工取昵称,给另一个员工取全名(Michael vs Mike)。由于混淆了员工的名字而不小心安排他们轮班,可能会导致冲突和昂贵的加班费(以及更高的税收)。
职位或角色:你应该记录任何反映员工工作范围的正式职称或角色。稍后,当您开始创建时间表时,您将需要一种简单的方法将员工与您需要配备的工作匹配起来。
根据你的业务,一些员工可能有多个工作头衔。例如,许多餐馆员工既当服务员又当主人,只是在不同的日子。在员工列表中包含这些信息可以确保你总是知道如何最大化员工每周的工作时间。
轮班偏好和可用性:在招聘时,你应该确定每个员工的轮班偏好。他们喜欢在早上、晚上、全职还是兼职工作?在你的参考表中包括这些将使日程安排更容易。
虽然你应该在招聘时要求并记录你的员工的一般可用性,但你也应该鼓励他们尽快与人沟通任何偏离(如果可能的话,至少提前几周)。
我们建议您在员工列表中包含的信息通常可以更有效和更快地组织,如果您使用Excel调度模板.您需要的列已经设置好了,您所需要做的就是输入特定于您的员工和业务的信息。
2.使用日历
计划是一种需要你向前看的活动。如果你使用日历,这很容易完成。在特定的日子或几周做笔记,提醒自己一些重要的事情,比如即将到来的员工假期和高销量周。
你也可以识别日历上的工资周期和日期.
3.考虑公司的日程安排需求
要创建一个成功的员工时间表,你必须考虑你的业务需求。是不是有些日子比其他日子更忙?是否有几周似乎总是比其他几周慢(比如假期前后)?你销售的某些产品或服务是否需要你在特定的岗位上安排更多的工人?
你可能觉得你可以用你的直觉来判断在调度时考虑什么趋势,但我们建议你参考来自系统或软件的数据或报告,如果可能的话。它更客观和准确。回顾你的公司销售报告年复一年,如果你有的话。如果你注意到在几年的时间里,在特定的几个月或几周内,你的业务有了很大的飞跃,你可以更自信地增加你在这段时间内计划的员工数量。
如果你有一家服务企业,不同的员工负责不同的服务——比如美容师、美甲师和美容师——掌握服务销售趋势的数据会很有帮助。例如,如果你知道从历史上看,客户在7月份不会安排很多理发预约,但指甲服务却增加了,你应该能够相应地安排时间。
4.分配的变化
一旦你完成了组织和检查信息,你需要为即将到来的时期安排你的员工,你可以开始分配班次。一定要根据员工的技能水平和表现创造一个良好的员工组合。例如,不要一次性安排所有的新员工。一定要安排一些经验丰富的人,这样你的新人就有机会从更有经验的同事那里学习窍门。
软件如相隔千山万水使日程安排变得简单,无论是在线还是通过其移动应用程序。
为了成功地安排你的员工,你应该知道你的企业平均每天的典型员工需求是什么。10个服务员,4个厨师,5个主人?每次创建员工时间表时,都将此作为基线;在销量较高的日子,增加数量,反之亦然。在安排日程的时候,你应该知道每天需要填补哪些职位和多少职位。
然后讨论每个人的空闲时间。您可以根据员工参考列表和日历上的详细信息轻松开始填充日程安排。
另一个要记住的方面是每个员工被证明的表现水平。你不可避免地会有一些员工比其他人更有效率。每班至少安排一名高绩效员工是个好主意(或更多,取决于你的业务规模)。
5.获得员工反馈
一旦你完成了日程表的初稿,获得员工的反馈是至关重要的。这是不可避免的,情况会出现,例如生病的孩子,忘记了医生的预约,或即将到来的家庭活动。满足员工的需求可以提高他们的工作满意度,减少旷工的机会。
一旦收到了所有员工的反馈,你就需要对其进行审查,看看是否需要对计划进行任何更改。如果您需要更改人员配置阵容,请使用您的员工详细信息列表来找出哪些员工更有可能在相关日期和时间可用。你也可以让你的员工提前找到自己的替代者;他们可以在反馈中包含这些细节,所以你所要做的就是更新时间表。
如果你选择使用软件相隔千山万水,这个步骤通常可以自动完成。员工可以拒绝某个工作日的工作,并建议替换工作,然后由你批准。
6.确定并公布你的时间表
在合并和/或响应所有日程变更请求后,您可以最终确定并发布日程。如果你的草稿是Excel格式的,考虑将其发布为PDF并发送给你的团队。他们将无法编辑它,这将防止任何人混淆最终版本和草稿。如果可行的话,把日程表贴在工作场所的某个地方也是个好主意,比如休息室。如果你的团队更精通技术,并且/或分散,谷歌Drive可能会更好。
经常检查你的时间表,当有换班的时候更新员工的名字。
你可能认为一旦你公布了你的时间表,就不会再有任何变化了。在完美的情况下,情况就是这样,但实际上你需要每天监控它,这样你就可以立即做出必要的修改。员工生病,汽车出故障,这样的例子不胜枚举。你的时间表应该尽可能切合实际,并始终反映你当前的人员配备计划;否则,员工可能会感到困惑,在应该上班的时候却不来上班。
如果您需要帮助跟踪员工的工作时间,请查看我们的最佳的时间和考勤软件篇文章。
利用软件进行员工调度
虽然您可以手动创建和管理员工的工作时间表,但这并不是最有效的处理方式。有很多免费或低成本的员工调度软件你可以使用,而且大多数都有特殊的功能,可以帮助你避免加班成本,快速找到换班的人,在任何地方使用移动设备进行更改,等等。
我们已经提到了Homebase,但您也可以考虑以下内容:
- 当我工作时如果你的员工少于75人,并且需要一个简单易用的免费员工调度软件。此外,您还可以使用移动设备在线管理整个日程安排。
- 人类因为它有工具来帮助你管理你的劳动力成本。
- 副如果你有多个地点和工作地点,因为它的设施调度功能。
- 7班对于较大的餐厅是理想的,因为它可以让您选择只看到有资格轮班工作的员工和您需要安排的职位。
副手允许您在时间表、位置数据、报告和其他视图之间切换。
独特的情况下
在某些特殊情况下,可能需要您记录关于员工的其他信息。例如,如果你通过客户预约和连续工作时间来衡量你的生产力,或者如果你的企业处于一个工作计划不可预测的行业,你在准备安排员工时就需要考虑到这一点。
在安排工作时,你可能还需要考虑其他因素,比如雇佣未成年人的合法性,以及某些类型的工作需要证明。天气也可能是一个因素,尤其是当你在室外做生意的时候(比如汽车改装业务)。
员工排班的法律考虑
学习如何以最适合公司的方式安排员工是至关重要的。有很多劳动法要考虑,但并不是所有的都适用于你的业务。联邦加班费规定——所有在7天内工作超过40小时的人都必须得到一半的加班费——是一个值得考虑的大问题;为了降低成本,安排小时工每周最多工作40个小时。你还需要保留所有员工调度记录的副本至少两年。
虽然没有联邦政府预测调度法则目前,一些州和地方都有。对于企业来说,充分通知员工自己的时间表是一种很好的做法,这样他们就可以根据自己的工作时间来安排工作。在工作时间表公布之前为员工提供足够的时间,可以使他们的日程安排有条理,并帮助他们更好地管理日常生活。
底线
员工日程安排的质量可以成就你的事业,也可以毁掉你的事业。弄清楚如何安排员工,使你的利润最大化(通过避免加班、人员过剩和因人手不足而失去业务),并让你的员工开心是一个平衡的行为。它需要在前端创建可靠的流程,收集最合适的数据来帮助您做出最佳的计划决策,并定期评估您创建的计划。
如果你厌倦了用纸笔安排员工的日程,不想处理Excel电子表格,但仍然想要一个免费的选择,可以考虑使用相隔千山万水.它对只有一个地点的雇主是免费的,你可以在你的移动设备上管理它。员工还可以访问日程安排,并在任何地方要求更改或建议替换。