如何以8个步骤设置VoIP系统
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Voice-Over-Over-Internet-Protocol(VoIP)呼叫简单且便宜,大多数提供商都包含统一的通信(UC)功能,这些功能使业务通信更加有效。当您准备好转向VoIP时,确定您的业务需求,确保您的网络可靠,并设定预算。接下来,根据您的必备功能和工具选择提供商,移植数字,然后安装和配置系统以完成VoIP设置过程。
为了帮助补充您向VoIP的整体过渡,请阅读下面有关如何设置VoIP系统的分步指南,以便您知道从头到尾的工作:
1.确定团队的需求
首先,准确确定您的业务和团队从VoIP系统中需要什么。每个系统都是不同的,因此您最想要的功能可能包含在特定提供商与其他提供商的基础或低价计划中。例如,您是否只需要一个提供呼叫和短信选项的简历系统,或者您需要提供更多协作工具(例如视频会议,团队消息传递和文件共享)的服务?
您是否正在寻找可以使用已经拥有的硬件的选项?如果是这样,提供者喜欢环状,,,,Nextiva,甚至Skype的业务可能会制定一个计划,使您可以使用现有的硬件,非常适合您的业务。这使VoIP设置变得更加简单,您甚至可以跳过几个步骤,因为您已经有了适当的事情。
要考虑的另一件事是需要使用VoIP系统的用户数量。团队中的每个人都需要一条线,还是会有几个拥有自己扩展的员工分享的行?由于VoIP提供商每个用户收费,因此这是要考虑的事情,尤其是如果您正在寻找较低的价格选项。
2.确保您的网络可靠
如您所料,Internet速度对于VoIP设置至关重要,因为该技术将语音数据分解为数据包,然后将其发送到您的连接上。因此,您需要一个可以处理入站和出站呼叫的连接,以及UC功能产生的任何互联网流量(如视频会议和团队消息传递。
您不仅要有快速的互联网连接至关重要,以确保在有多个电话时不会质量损失,而且还需要一个稳定的电话。例如,提供独特服务的互联网提供商增加了通话中断的机会,这会导致呼叫者的经历差,对勘探工作产生负面影响,并导致丢失的客户。
幸运的是,确定您的互联网服务是否支持VoIP非常容易。那里有多次速度测试来衡量连接的强度,可靠性和速度。在下面尝试我们:
3.在云PBX和本地PBX之间做出决定
在选择VoIP系统进行设置之前,请确定是使用云托管PBX还是本地系统。现代VoIP建立在私人分支交换技术(PBX)上。传统的PBX系统使用Internet允许您使用专用的本地服务器拨打电话,检查语音邮件并将呼叫转移给同事,该服务器使用IP路由技术管理呼叫。
使用PBX,您甚至可以视频会议。这些系统不是托管的,因此对于本地PBX,您必须在办公室范围内拥有专用服务器,并且您需要一个信息技术(IT)团队(IT)团队VOIP认证管理此硬件。
借助内部IT团队照顾您的PBX系统,可以易于扩展您的拨号功能和附加功能,以增强您的业务通信。这也意味着您不必向其他人支付订阅费来维护和操作现场PBX服务器。结果,如果您有现有的IT专业人员团队,这可能是一个非常有预算的选择。
另外,对于没有专用IT团队的公司而言,Cloud PBX(也称为托管PBX)通常被认为是更好的VoIP解决方案。而不是拥有本地服务器,您只需订阅环状或者蚱蜢。提供商使用位于各个全球位置的许多远程(云)PBX服务器来管理您的服务。
借助Cloud PBX,提供商可以管理维护和维护,而您所要做的就是支付每月订阅费。如果您的业务准备好获得其他功能,这也使您可以轻松地扩展到另一个计划级别。
例如,虽然您的业务很小,但要支付一项基本的云托管计划,该计划在美国和加拿大提供标准呼叫。随着业务的增长,您可以通过通过同一提供商升级,甚至转移到新的提供商来添加国际呼叫,统一通信工具(CCAAS)软件等功能。
如果您的现场PBX下降,您的业务将无法使用该系统的任何调用功能。但是,云PBX提供商倾向于在全球范围内拥有多个服务器组,因此,如果一台服务器或整个服务器建筑物都降低,则备份将在全球范围内放置以拾取Slack。这称为地理差。
4.确定VoIP的可用预算
您的企业可以在新的VoIP系统上花费多少?对于任何业务,价格是必不可少的考虑因素,因此,在您开始选择VoIP提供商和计划之前,请考虑您的预算。请记住,大多数提供商每月收费,每月和附加组件费用额外费用。一旦知道可以花费什么,您就可以决定哪种计划和提供商最有效,而无需超越预算。
年度付款可以帮助您从可用的预算中获得更多价值。例如,每年付款环状Essentials计划相当于每位用户的$ 19.99,而每月支付的费用为每位用户$ 29.99。只有两个用户,您每年就可以每年节省240美元。这些节省还可以抵消一个高级计划的成本,在该计划中,您将少付钱以获得更多功能。
5.选择硬件和功能
VoIP就是关于选项的全部内容,因为不同的业务类型需要不同的功能和硬件。例如,一家拥有多个代理商的企业,他们一天中大部分时间都可能需要各种各样的企业VoIP耳机并致电监视功能以保持一定水平的质量。选项列表是巨大的,这就是为什么要执行的最重要任务之一就是了解您需要备受的功能和良好的功能和硬件。
该基础将帮助您找到最大程度地受益于您的业务的系统。例如,您是否有一个预先存在的集合IP电话您的代理商用来交流?如果是这种情况,像Grasshopper这样的虚拟手机系统可能不适合您的业务,因为它专注于基于计算机的软电话和智能手机应用程序。相反,您可能需要一个支持这些支持的提供商,例如专用VoIP服务,la8×8或者拨号板。
同样,专用功能至关重要。一些小型企业可能希望自动参与者管理呼叫,而另一些小型企业会选择交互式语音响应(IVR)系统。IVR是一种更复杂的呼叫路由解决方案,可为客户提供自助选择选项并具有更广泛的分支电话树。
识别您的VoIP系统必备与愿望清单功能可能需要进行一些研究和尽职调查。但是,绝对必须采取这些步骤来确保您的系统具有您需要的所有通信工具。
6.选择VoIP提供商
当涉及到托管VoIP提供商时,有很多选择,做出最佳决定似乎令人生畏。幸运的是,我们有一些最佳业务VoIP系统为了使小型企业更容易。
缩小选择范围后,请联系您受欢迎的提供商的销售团队,并查看公司确定的需求和必备功能清单,以使100%确保提供商非常合适。幸运的是,许多现代提供商都喜欢蚱蜢,,,,环状, 和Nextiva,还提供免费的试用期或退款保证,使您能够测试各自的呼叫系统无风险。
7.移植你的电话号码
您的客户不应该感到不便,因为您从传统的公共交换电话网络(PSTN)模拟线路更改为VoIP电话系统。您需要保留现有的数字,因此总是有一种简单的方法来吸引您。
这是哪里数字移植进来。当您移植数字时,您会保持与客户轻松沟通的方法,并且几乎每个VoIP提供商都有一个系统旨在轻松促进现有电话号码的系统。
至关重要的是,在移植过程完成之前,不要取消现有的电话服务,因为使用以前的运营商拥有现有帐户会使该过程更容易。该过程可能需要几分钟到一周左右的时间才能完成。通常需要多长时间,取决于VoIP提供商的流程,但是如果固定运输官是迅速的,您会发现大多数人可以快速端口号码。
数字移植过程通常从转移请求开始。对您而言,重要的是要确保提供的信息匹配当前运营商保留的信息。请求完成后,您的新VoIP提供商将将其发送给您现有的运营商以开始流程。在大多数情况下,提供商会在过程完成后向您发送电子邮件以通知您。
8.安装和配置新VoIP系统
如果您没有技术团队来管理本地安装,那么安装新的VoIP解决方案可能是一项艰巨的任务。这些类型的安装要求项目经理,系统设计师甚至电工在办公室安装IP PBX服务器。
幸运的是,几个提供商具有云托管的PBX选项,可以消除安装需求,例如Vonage和蚱蜢。如果您没有现有的本地服务器室,请在选择本地PBX之前考虑云PBX,以降低设置VoIP系统的成本。这有助于消除对其他空间或技术人员的需求。
在许多情况下,您需要做的就是从提供商下载该应用程序,并将将在系统上使用的任何启用VoIP的台式电话连接。对于启用应用程序的系统谷歌语音,您可以选择使用您的个人设备,例如智能手机,计算机或平板电脑来接收商务电话。在我们的指南中阅读有关此类过程的更多信息如何使用Google语音。
安装完成后,您将需要配置系统功能以完成为业务的VoIP设置。创建调用时间表,如果使用它们,则分配扩展名,并创建适合您业务的语音邮件。对于许多提供商,您将能够使用设置向导来确保您正确配置VoIP系统的所有方面。
底线
切换到VoIP的优势令人信服。大多数提供商都可以轻松过渡,但是有些公司仍然不愿意,因为他们认为VoIP设置流程会令人生畏。本指南显示了设置VoIP系统的简单过程。实际上,最困难的部分可能正在缩小您的选择范围,因为许多提供商都有非常有吸引力的计划。
如果您正在寻找一个多合一的解决方案,我们建议您环状。它结合了托管VoIP提供商的简单性和一些出色的UC功能。您将有一种简单的方式与本地和国际市场中的客户进行交流,您还将获得企业管理电话并促进团队协作所需的关键功能。单击下面的按钮开始免费试用。