高效零售库存管理的8个步骤
本文是关于零售管理.
零售库存管理是指储存买家想要的产品,通过定价和促销来盈利销售,并在不过度采购的情况下将库存维持在满足需求的水平。一个全面的库存管理计划指导如何完成这一切,从智能采购和定价到涵盖接收、库存计数和位置跟踪的程序。
让我们来看看这些步骤。
1.维护准确的产品数据
任何库存管理计划都始于为每个库存产品创建一个集中的数据记录。这使得您可以轻松访问完成库存管理任务所需的任何信息——从重新排序成本和部门位置到销售跟踪。
为了简化和自动化您的库存管理过程,我们建议使用POS系统:
- 广场零售:Square是我们最喜欢的基于云计算的低成本软件零售POS系统这让你可以获得实时数据,查看报告,设置库存警报,这样你就永远不会用完一件物品。
- 光速:光速是一个基于云的POS系统,它给你无与伦比的库存控制和零售分析。光速最适合多地点商店或预算略高的商店。
如果您更愿意使用手动选项,您可以查看我们的库存管理工作簿以获取跟踪模板,以及供应商联系方式和采购订单模板等。
无论你使用的是哪种技术——纸质日志和文件,计算机电子表格,还是POS系统——你都需要创建一个程序,概述过程和指示,指导你如何:
- 创建一个归档位置:这可能内置到您的POS系统或您自己的文件柜中来存储物理文件夹。无论哪种方式,定义你将在哪里保存你的产品信息,并创建一个组织方法,这样人们可以很容易地找到特定的产品。
- 确定记录方法:决定何时以及如何记录你的产品。储存前还是储存后?在打开新订单的时候?你想要一个人做这件事还是分散责任?无论你选择什么,创建一个统一的方法来避免不准确。
- 定义您跟踪的产品信息:确定您想在产品页面上记录什么样的信息。一些最重要的信息包括在您的产品表:
- 产品名称
- 你的内部SKU
- 比如颜色和尺寸
- 您的正常价格和销售价格
- 你的销售类别、部门或类别
- 品牌、产品线或系列细节
- 相关的商店促销,如果有的话
- 该项目的所有供应商
- 供应商sku和/或UPC代码
- 产品成本
- 库存订单的箱包数量
- 订货的提前时间
- 现有库存(或根据新产品收货或盘点进行调整)
- 处理产品数据更新:供应商价格和其他采购信息随时间变化;制定一个计划,根据需要进行这些更新。
如果使用POS系统,还可以在产品数据条目中添加产品说明和图像。这有助于店员回答顾客的问题,加快商店结账速度,并将产品数据连接到在线销售渠道。
Square for Retail的产品输入屏幕引导员工通过一个简单的产品数据输入过程。
在设置此过程时,需要记住的重要一点是,智能库存管理需要完整的产品数据细节记录—不仅仅是产品名称、SKU和库存数量。你追踪的信息越多——定价、产品成本、供应商交货时间、商店类别和部门等等——处理其他库存管理任务和收集有意义的数据就越容易。
2.追踪股票位置
你必须知道你的股票是在哪里适当的商品和销售它。在商店部门或品类映射中,有不同的方法来跟踪库存位置,SKU编号、条形码标签、色码,甚至是高科技射频识别标签.对于任何规模的商店来说,一个非常简单和有效的选择是创建一个内部SKU系统,其中包含特定类别或部门的SKU编码,如下所示:
这种方法很容易启动,但可以无限扩展,所以它对通过多店业务的个体企业家很好。它还可以使用或不使用条形码标签,以及使用任何类型的库存管理系统——纸质记录、电子表格或POS系统。
以下是如何建立一个SKU和基于部门或类别的库存跟踪程序,如上图所示:
- 创建部门(或类别):创建主部门和/或类别,您可以将商品分组。
- 识别和绘制店内部门:将这些部门或类别链接到销售楼层的特定区域和特殊显示器,并创建一个标识这些区域的物理地图。
- 使用带有标识符的产品sku:创建一个SKU编号系统,在编号中包含部门或类别标识符创建SKU号的指南更多信息。
- 为所有产品分配sku:使用此系统为所有产品创建唯一的sku。
- 用产品数据记录sku:当您将产品数据输入您的库存管理记录或POS系统时,包括这些sku。
像Square for Retail这样的POS系统可以很容易地记录对您的运营非常重要的产品数据,并根据需要提取详细的销售、库存和利润表现报告。
- 打印产品SKU标签:创建和打印标签与新的sku -与条形码如果你使用的是POS系统,打印带有产品名称和价格的SKU条形码标签,比如广场零售.
- 带有SKU标签的标签:在接收过程中,用SKU标签标记现有和进货库存。
- 注意积压的储存地点:当需要的时候,在产品数据系统中记录下积压库存的位置,这样就不会忘记储存的库存。
- 注意股票走势或特殊显示:此外,必要时,在产品数据系统中注意任何转移到不同区域的库存,如商店窗口或显示器。
- 使其公众:培训员工使用新的库存跟踪系统,并在后台张贴销售楼层部门地图的打印件和登记簿,以便快速查阅。
一旦就位,只需快速浏览一下产品标签或SKU查找,就会知道该商品位于销售楼层的什么位置。这加速了重新进货和重新上架的任务,更重要的是,让你提供更好的客户服务,卖出更多的商品。
创建存储系统:除了有一个有组织的销售大厅,你必须知道你的货物储存在哪里。被遗忘的产品被推到显示器或仓库货架的后面,导致商品未售出、数错、订单过多和库存过剩。对于一个小型零售商来说,所有这些都等于损失了钱。
一个有组织的库存存储和显示系统将确保你不会丢失库存,你可以保持一个准确的库存图片。
3.定期清点库存
一旦建立了产品数据库并组织了库存,下一步就是执行一致和准确的库存计数。
库存计数是任何成功的库存管理计划和零售商店运营的一个组成部分。如果你不知道你有什么产品的库存,每一种有多少,这是不可能下准确的补货订单。这会导致售罄和库存过剩的情况,所有这些都会影响利润。
此外,如果没有准确的计数,你就不知道什么时候需要重新订购,或者你的库存过多,需要降价。
保持准确的库存计数可以避免所有这些代价高昂的头疼问题。在跟踪库存水平的同时,计数还能帮助你发现库存问题。像错误的货架或陈列货物,库存因偷窃而缩水,未记录的损坏,或接收错误等问题都可以通过库存计数暴露出来。
库存统计程序指导您如何处理零售商使用周期计数和年度计数这两种不同类型的库存计数。
虽然我们建议使用POS系统来维护您的库存计数,当您出售和获取货物时,您也可以使用我们的免费的模板用于你的计数程序。
4.分析你的销售和库存指标
一旦您循环了一些清单并收集了您的数据,您就需要使用这些数据来衡量您的成功,并对您的过程进行调整。请记住,分析数据实际上不是零售库存管理过程中的一个离散步骤,而是对其有效性的持续评估。
在这里,我们将看看零售库存管理中一些最重要的指标,如何计算它们,以及它们可以告诉你关于你的业务的什么。
使用低库存警报来保持对低库存物品的警惕
要进行良好的库存管理,你应该密切关注的一个关键指标是你的低库存物品。你可以通过持续关注你的库存和发现低库存产品来手动做到这一点,也可以通过使用POS系统自动发送低库存警报,以设置最低库存水平。
对于Square和Lightspeed,你可以设置较低的库存阈值,比如45个单位。这将使您的软件能够在任何产品达到45件时向您发送通知,这意味着是时候重新下单了。
留意你的低库存可以帮助你避免库存短缺和顾客失望。它也会让你对你的股票有一个更好的了解,这样你就可以在未来做出更明智的购买。
例如,在我的精品店,当我们第一次将休闲服引入我们的品牌时,我们订购的数量非常少,以避免在推出不成功时过量。然而,我们很快了解到休闲服非常受欢迎,如果我们继续以这样保守的数量订购,我们将不断面临低库存警告和缺货。我们的便服订单很快就增加了,我们能够持续保持库存,满足客户的需求。
我们的休闲服非常受欢迎,我们学会了快速下大量订单。(来源:Pinterest)
计算单个产品的利润,找出对你的底线影响最大的产品
管理你的库存最重要的事情之一是你应该确定的单个产品的盈利能力。这并不总是像哪种商品卖得最频繁或哪种商品标价最高那么简单。例如,假设你最受欢迎的产品是发夹。当你大量销售这些产品时,它们的利润率很低,所以它们实际上产生的总体利润很低。另一方面,假设你一周只卖一次定制礼服,但因为它们很贵,利润很高,定制礼服实际上是你最赚钱的产品。
了解你的产品的盈利能力将帮助你决定什么时候进行销售,你是否应该重新订购,你应该重新订购的数量,以及你应该如何定价你的产品。它甚至可以指导你的销售过程。
如果您有POS系统,您可以自动提取产品的报告,并查看各个项目是如何实时执行的。另外,您可以参考我们的毛利率和加价指南学习如何计算你的产品的利润手工或使用我们的毛利率计算器。
Lightspeed和其他POS系统允许您实时提取产品数据报告。(来源:光速)
检查你的库存价值,看看有多少现金流被占用了
当你管理你的库存时,你应该注意的另一个指标是你的库存价值,或你手头库存的价值。使用POS系统,您可以立即确定这个数字。如果您选择走手工路线,您将不得不运行频繁的计数或依靠估计来确定准确的库存价值。
不管怎样,了解你的库存不仅对你的财务报表很重要,而且还能让你了解积压的库存有多少潜在利润。要手工计算库存价值,请遵循以下步骤:
- 你的总价值就是你的存货价值。
虽然这是可以做到的,但这种方法需要大量的时间和精力。我们强烈建议您使用POS系统或库存管理软件来为您进行这些类型的计算,以便您可以对您的业务做出更明智的决定。
利用存货周转率识别滞销产品
你的存货周转率衡量的是存货转化为销售额的效率。在零售,平均周转率约为8.6%.较高的存货周转率通常表明企业经营状况良好,而较低的周转率往往表明企业经营状况不佳。当然,这条规则也有例外。
了解你的库存周转率可以帮助你决定如何和何时进行销售,如果你的定价是错误的,以及什么物品需要更多或更少的订购(或永远不再)。
至少,你应该计算你的库存周转率每年。POS系统可以在任何时候计算出你的库存周转率,但是要手工计算你的库存周转率,可以使用下面的公式:
存货周转=销货成本/平均存货
识别畅销书以防止缺货
在进行库存管理时,你应该确定的另一件事是最好的和慢的卖家。最畅销的产品是销售最频繁的产品,因此需要更大的订单数量和更频繁的回购,以避免缺货。另一方面,慢卖家指的是销售频率较低的产品,因此需要补货的频率较低,订单数量也较少。
您可以在POS系统上轻松地识别最好和最慢的销售者,或者您可以使用自己的销售数据和观察结果。不管怎样,了解最好的卖家和卖得慢的卖家都是衡量订单规模、了解客户偏好、做出更明智的购买决定的好方法。
使用过去的销售业绩数据为产品采购提供信息
为了得到一个完整的库存图,你应该看的最后一件事是你过去的销售数据。过去的销售数据可以帮助你了解季节性趋势、未来需求和消费者偏好等信息,并帮助你做出更明智的整体购买决策。
库存管理软件和POS系统可以运行报告项目未来的需求根据过去的数据。他们甚至可以考虑到季节性和交货时间等因素,帮助你更好地预测你的重新订购计划。
如果你想了解更多关于能够帮助你推动销售的参数,请阅读我们的零售分析指南.
5.创建一个数据支持的采购流程
一旦你建立了数据管理系统、库存跟踪、库存计数程序,并了解了库存的运行情况,你就可以做出有利可图的采购和定价决策了。现在,您可以将销售数据与库存数据结合起来,做出明智的采购和定价决策。
如何做到这一点取决于你如何跟踪你的销售和库存——使用POS系统还是手动使用纸质日志或电子表格——但这一切都可以通过程序来概括。
购买程序告诉你需要购买什么,购买多少和购买频率。定价和促销程序会发现滞销商品,并应用促销手段将其快速、盈利地推出。下面是每个任务的示例过程。
建立零售采购程序
采购的目标是订购足够的库存来满足一段时间内的销售需求,但又不能订购过多的库存,否则你最终不得不降价。这是任何零售商店老板正在进行的最大任务之一。您将使用的过程取决于您如何跟踪您的销售和库存—手工、电子表格或使用具有自动购买功能的POS系统。
下面是一个典型的步骤零售采购过程:
- 留出购买的时间:匆忙购买可能会有问题,所以留出时间来计算你的数字,做出明智的补充订单。
- 回顾低库存数字:POS将在数字达到低阈值时向您发出警报,您可以提取报告以查看其他低级别。如果你使用电子表格,你可以把数字从低到高排序。对于纸质记录,取出你的低计数或计数。
- 运行您的销售数据:调出你的销售报告,看看哪些热销产品和常青产品已经售罄,或者低于或接近重新订购水平。这是您的重新排序列表的开始。POS系统可以为您完成此操作,但您需要手动比较电子表格或纸质日志。
- 你的购买计划:在你的重新订购清单上,应该优先考虑那些尚未到季末的热销、有利可图的商品。在此之后,根据库存水平、商品销售速度(销售速度)和商品到达所需时间(交货时间)来计划低水平的再订购。手工方法要求您保持销售和库存记录的更新和准确,并在每次创建采购订单时仔细检查它们。但是也有一些POS系统可以让您根据设置的再订购点快速轻松地创建购买订单。
提交和储存采购订单
采购订单是向供应商请求产品或服务的表单。它包括你打算购买的物品的细节,包括其单位成本,产品的简短描述或照片,以及你想要的数量。
您应该确保保留所有采购订单的副本,以作为检查收到数量和订单准确性的工具。例如,当你收到20单位蜡烛时,你应该联系你的供应商,但在你的采购订单上,你看到你订购了45。
像Lightspeed这样的POS系统允许您在一个地方管理您的购买订单。(来源:光速)
6.正确记录存货收据
供应商会犯错误,简单明了。他们发货订单不足,没有报告的延迟订单,发货错误;损坏也会在途中发生。如果没有严格的收货程序来准确地检查和记录收到的货物,抓住错误和损坏,你就会遇到问题。
不准确的库存收据直接影响你的计数,并渗透到所有相关的库存管理任务。最终,接收错误会导致意外的库存中断或未记录的库存积压,错误的重新订购,以及为没有订购的商品付款——所有这些都会消耗你的利润。解决办法是制定收货程序并记录库存收据。如果你这样做了,你将避免巨大的库存管理头痛和代价高昂的错误。
为确保你的存货收据准确无误,请使用以下程序:
- 把货物中的所有单位都算上在打开盒子或打开包装托盘之前,确保您收到了所有预期的包装单元。如果你的运输标签或货运提单上写着“1 / 4,2 / 4”,等等,确保你有所有四个单元。如果没有,追踪它们,看看它们是否仍在途中,是否分别到达。
- 组织你的拆包:打开整个货物的包装,并为接收计数组织产品。
- 在您的采购订单中清点产品这是最关键的一步!不依靠供应商的订单单来获得准确的接收——如果供应商弄错了你的订单,这将不会显示在内部订单单上,只会在你最初的采购订单上显示出来。
- 注意错误、缺陷和任何损坏:如果收到的货物与您的采购订单不符,注意文件上的问题,并与您的供应商进行跟进。
- 调整收到货物的库存计数:更新库存管理系统中的库存数量。如果您使用POS系统,您只需接收购买订单,它就会自动调整您的库存计数。如果使用纸质日志或电子表格,则需要手动调整计数。
一旦您核对了采购订单与供应商实际发送的订单,您就可以创建一个库存收据。库存收据是记录你从供应商处获得的所有货物的文件。这里最重要的是你希望你的接收号码是准确的。如果您的初始订单计数有差异,您未来的所有计数将基于不准确的数字,导致您对库存的错误结论。
7.建立处理退货和滞销库存的程序
尽快把卖不出去的存货和书从你的地板上清理出去是很重要的。这包括无法销售的退货,不正确或损坏的库存发货,店内损坏,以及未售出的库存,如季节性商品可以返回给供应商。这种库存,通常被称为“死库存”,有一个不好的习惯,就是堆积起来,影响库存计数和估值报告。因此,你需要定期处理这些货物,调整数量和价值,记录原因,并根据需要处理。
当库存调整时,Square for Retail要求你给出一个原因,以便你总是知道你的库存去了哪里。
以下是您可以使用的创建自己的步骤新品过程这样可以保持你的商店整洁,存货计数和最新的书籍。
- 记录所有损坏和无法出售的退货:对损坏的商品和卖不出去的退货进行记录,并计划定期处理这些问题,比如每周、每两周或每月。
- 从库存计数中删除货物:如果您使用POS系统,无法销售的客户退货可以在处理退货时从计数中删除,店内损坏可以在发现或每周批量进行调整。对于纸质日志或电子表格,定期检查跟踪日志,并根据需要进行调整。
- 指定等候区:在销售楼层外指定一个地方存放损坏的、不能出售的和装运错误的货物。
- 定期处理滞销货品:不要让你的等候区堆积起来。定期将无法出售但可用的物品捐赠给当地慈善机构,并将运输错误或有缺陷的物品退回给供应商——最好使用他们预付的退货标签。如果需要,将损坏或有缺陷的物品拍照作为供应商信用记录。按照供应商的指示处理这些物品。
- 及时处理回撤问题:“回调”是指将商品从销售大厅撤下,运回给供应商赊账,比如季节性商品或其他签订退货协议的未售出商品。根据供应商的指示,及时拉,记录,并返回拉回,以获得信用,并为有利可图的商品清理销售楼层。
8.使用降价和促销来移动可出售的死库存
除了购买热销产品和常青产品的库存水平,你还需要定期检查销售速度和销售速度慢的产品的水平。搬家慢的人应该降价,然后尽快搬走,腾出现金和空间来销售更有利可图的商品。
慢悠悠的包括:
- 与放缓趋势相关的产品:潮流冲击很大,这些单品可能会在一段时间内成为你的畅销品。如果你囤了很多,在你看到趋势下降的那一刻就把这些东西拿去打折,因为它们很少会迅速反弹。
- 临近季末的应季产品:季节性商品的清单还在继续——泳衣、节日主题商品、户外餐饮、冬季运动装备等等。把这些东西放在季中出售,以确保几个月后你不会以低价清仓。或者,与供应商就未售出的季节性商品签订退货协议;很多做这个。
- 不好的购买:茶套不像你想象的那么受欢迎吗?还是说,必备的透视牛仔裤没有被抢购一空?通过大幅降价来快速减少你的损失。或者,如果你想冒险购买专业市场的商品,和你的供应商签订退货协议,以防产品是狗。
不要犹豫,清理你经常使用的慢动作降价和促销程序.
- 识别慢悠悠的:购买评论是一个很好的时间来扫描你的慢动者。
- 创建减价时间表:制定一个规定时间内的打折计划——第一周打10%,第二周打15%,以此类推。这将以更有利可图的价格推动销售,而不是立即大幅打折。
- 使用销售和储蓄显示:不要把你的打折商品藏在清仓的角落。相反,用它们作为吸引眼球的展示来吸引顾客。
- 发送促销活动:通过社交媒体、广告、电子邮件和忠诚计划促销活动,营销买一送一(BOGO)折扣或只接受邀请的清仓活动。
折扣和降价是健康库存管理的一部分,所以不要逃避这个任务。使用这个程序来保持库存转移,这样你就可以进货了。如果做得好,促销活动会吸引顾客参与交易,也会给你机会交叉销售更有利可图的商品。
底线
零售库存管理是有效运作和有效现金管理的关键。将库存管理技术转换为一组过程,以确保快速而准确地处理产品数据、库存计数、接收和位置跟踪,这是很有帮助的。程序可以围绕您使用的任何库存管理工具开发——纸质日志、电子表格或直接将库存与所有销售活动联系在一起的POS系统。