小型企业主的十大簿记和会计技巧
本文是更大的系列的一部分会计软件。
作为小型企业主,至关重要的是您参与企业的财务管理。这是我的十大簿记和会计技巧,可以使事情变得简单,并帮助您了解会计信息如何增加业务的成功。
您将在本文中学到的簿记提示
- 将业务和个人理财分开。
- 付钱给自己。
- 偿还自己的费用。
- 跟踪和报销业务里程。
- 保留收据。
- 外包工资单。
- 聘请专业人士来设置您的会计软件。
- 分配簿记任务。
- 分析您的会计报告。
- 至少每季度准备预算。
1.将业务和个人理财分开
这是对上面给出的黄金法则的重述。不幸的是,这是最受侵犯的规则之一。即使您是自雇或自由职业者,我也强烈建议您拥有独家用于企业的单独的银行和信用卡帐户。
通过消除业务帐户中的所有个人交易,您将大大减少簿记员必须分类和调和的交易数量。我个人为几家小型企业进行了簿记,其中超过一半的“业务”帐户是个人的。通过您的个人交易进行分类是耗时的,昂贵的,并且可能导致错误。
2.付钱给自己
C公司的所有者(C-Corps)和S公司(S-Corps)必须像其他任何雇员一样通过薪资系统来支付合理的薪水并通过工资系统运行。但是,我建议自雇的所有者,自由职业者和合作伙伴也要支付“薪水”,尽管从技术上讲,这将是所有者的平局,而不包括薪资。
向自己支付薪水,强化了您的企业是一个独立的实体的观念,并通过直接支付您的个人费用来减少您违反黄金法则的需求。代表您代表您支付费用的月份,代替了许多交易,而是让您每月给您写一张支票,您将您存入用于支付个人费用的单独帐户中。
3.报销自己的商业费用
尽管您做出了最大的努力,但有时候您会为拥有个人资金支付商业费用。请记住,黄金法则说这些业务费用应出现在您的业务银行帐户中。为此,让公司给您写一张支票,以偿还您用个人资金支付的费用。这应该是您每月薪水的单独支票。
偿还自己的过程应与员工相同。在电子表格上列出费用以及日期,供应商和目的,并附上收据。然后,您的业务为您写了确切金额的支票。虽然这有点麻烦,但它可以保证您的簿记员扣除费用,因为他们通过商业帐户支票付款。
4.跟踪和报销业务里程
您的企业可以扣除每英里的标准税率(2021年56美分)对于任何企业里程,您使用私人车辆行驶。跟踪每次商务旅行的日期,里程和目的,并提交给它以偿还您的每月费用,如上所述第三提示中所述。QuickBooks在线可以使用智能手机中的GPS自动跟踪行驶里程,这比尝试手动进行操作要容易得多。
即使是完全用于企业的燃料,企业也不应直接支付您的个人车辆费用。您应该使用公司收到的每英里56美分来支付燃料和维护费用。
5.保留收据
尽管簿记系统不依靠收据来识别交易,但国税局确实需要所有税收减免的收据。保留收据的一种老式方法是为您放置纸质收据的每个供应商提供文件夹。一种较新的方法是扫描收据并将收据的电子副本附加到簿记软件中的交易中。这是一个不错的功能,许多会计计划免费包含。
6.外包工资
根据黄蜂条形码技术的研究50%的小型企业外包他们的工资核算会计。我强烈建议您这样做。发行薪水,预扣员工税和提交薪资纳税申报表是一个繁琐的过程,可以以合理的价格轻松外包。许多薪资提供商甚至与您的会计软件集成在一起,以便自动加载必要的会计条目。
如果您要外包工资单,我建议开设一个专门用于工资单的单独的业务支票帐户,以便您的工资单提供商无法访问您的主要帐户。此外,当时间艰难时,即使您的主要帐户透支,您也可以确保薪资帐户中有钱。员工士气的情况比弹跳薪资支票更糟糕。
7.雇用专业人士来设置您的会计软件
有很多很棒的选择小型企业会计软件,但是正确设置会计软件很复杂。该软件对您的业务量身定制越好,使用的使用越容易和有益。大约82%的专家接受调查相信小型企业的计算机会计系统的初始设置应由专业人员完成。
聘请专业人士来自定义您的帐户,产品和服务图表,客户,供应商和发票。请确保让他们向您展示如何根据需要对这些列表进行更改。一旦完成这些列表,每天的交易就非常容易。
8.分配簿记任务
上面的前七个簿记和会计技巧适用于所有小型企业主,无论他们自己进行簿记还是将簿记外包给专业人士。现在,是时候决定自己要做多少工作了。以下是一些重大簿记任务的列表,以及我对新小型企业的建议:
簿记任务 |
建议的频率 |
分配给 |
---|---|---|
向客户发票 |
每周 |
所有者或雇员 |
记录收到的客户付款 |
每周 |
所有者或雇员 |
将客户付款存入银行 |
每周 |
所有者或雇员 |
收到的记录供应商发票 |
每周 |
所有者或雇员 |
发出支票支付供应商 |
每周 |
所有者或雇员 |
记录信用卡费用 |
每周 |
所有者或雇员 |
调和信用卡和银行帐户交易与声明 |
每月 |
簿记公司 |
关闭书籍以防止进一步的条目 |
每月 |
簿记公司 |
制作每月财务报表 |
每月 |
簿记公司 |
许多簿记任务是您业务不可或缺的一部分,例如发行发票和支付账单。这些任务很难外包。但是,诸如关闭书籍,调和帐户和生产财务报表之类的其他任务不在您的正常业务运营之外,并且最好留给专业人士。
我建议新所有者至少在最初亲自执行熟悉该软件的每周任务。如果您在线使用QuickBooks,我们有一些很棒的免费的QuickBooks在线教程让你开始。随着公司的发展,这些每周任务应转移到办公室员工,以成为可能的日常任务。
9.分析您的会计报告
不要依靠您的簿记员分析您的会计报告。他们的工作是将数据输入到软件中。检查会计系统的输出以帮助管理业务是经理的工作。小型企业经常在现金流中挣扎,并且有一些简单的会计报告可以帮助您:
- 年龄应收账款(A/R):本报告向您展示了每个客户欠您多少钱以及债务是最新的还是逾期的。除了指示何时应该与客户联系有关付款的情况外,该报告还将使您对不久的将来应收取多少现金有一个很好的了解。
- 应付账款(a/p):在这里,您可以看到每个供应商的欠款以及到期的时间。这可以帮助您了解未来的现金流量需求,并预测应立即解决现金流短缺。
- 现金流量表:现金流量声明通过运营,投资和融资活动将您的现金流分开。运营的负现金流量可能是一个严重的问题,需要解决。
关于82%的专家说小企业主应该知道如何从其计算机会计软件中生产和理解财务报表。重要的是要知道如何自己生成这些陈述,以便至少可以每周审查它们。
10.至少每季度准备预算
现在,您已经审查了会计报告,您应该拥有好的信息来预测未来几个月的现金流。准备好预算的第一步是预测销售。在前几个月中审查您的损益(损益)报告所示的销售额(P&L)报告,应提供一些有关下个月销售额的信息。您可能还想考虑去年同期的销售情况,以考虑您的业务中的任何季节性。
良好预算中的下一步是检查最近的损益报告中的费用。尝试根据预测的销售来预测预测期内的每个主要费用。需要考虑的一些问题是:
- 随着销售的变化,哪些费用会增加或减少?这些是您的可变费用,是最难预测的。例如,直接人工成本和直接材料成本最好被预测为销售额的百分比。
- 无论销售如何,哪些费用都将保持不变?这些固定费用通常很容易预测,例如每月租金。
- 我的业务有什么重大变化吗?请务必考虑任何可能在您先前的财务报表中显示的更改。例如,如果您雇用新办公室员工,您的工资支出可能会增加。
请务必将您的实际结果与预测的现金流量进行比较。起初可能很难做出良好的预测,但是经过几次循环,您会看到巨大的改进。一旦能够准确地投入支出,您就可以快速识别并解决问题。没有预算,许多企业主在发生现金流危机之前不会意识到问题。
为什么簿记很重要
簿记不仅仅是必要的邪恶。准确,健壮的会计系统很有价值。美国劳工统计局(BLS)报告说20%新业务在第一年内失败,在头五年内失败了50%。调查的专家格里菲斯大学的研究人员相信确定小型企业生存的重要因素是所有者的财务素养,包括他们对会计软件的了解。您不需要自己进行簿记,但是您需要了解如何组织业务以使簿记更有效和准确。
良好的簿记始于业务的运作方式
我的大多数簿记和会计技巧与簿记系统本身无关,而是您如何开展业务。良好的簿记不是基于一盒发票和收据,而是银行和信用卡声明。簿记员将记录您的银行和信用卡帐户中的所有交易,然后在您的书籍和银行对帐单之间进行对帐。这种和解是他们知道所有交易的方式都以适当的数量记录。
簿记的黄金法则:每项业务交易且没有个人交易,都应流过您的商业银行和信用卡帐户。
底线
小企业主无法仅仅外包功能来消除簿记的头痛。正如这10个簿记和会计技巧所解释的那样,良好的簿记和会计是关于您如何组织和经营业务的方式,这是所有者只能做的。