OfficeTools工作空间回顾:功能和替代方案2022
本文是关于会计软件.
我们推荐OfficeTools工作空间做什么
- 想要从单个应用程序管理业务的会计师:由于它与QuickBooks等关键应用程序集成,您可以从一个中心位置访问您的财务数据。
- 寻求日历功能的会计师:查看日历、监视到期日期和安排约会的能力确保所有信息无缝地从一个部分流向另一个部分。
- 需要强大文档管理功能的会计师:它的文档管理系统可以让你组织你所有的数字文档。
OfficeTools工作空间替代品
- 提供薪资服务的公司:薪资服务提供商可能会考虑QuickBooks会计桌面管理他们的业务。它提供了为多达50个客户提供全面服务的工资,每年700美元加上1.75美元的直接存款。QuickBooks会计桌面版仅QuickBooks软件每年收费449美元,另外50个工资单客户每年收费700美元。
- 小型会计师事务所:OfficeTools WorkSpace有许多最适合中型到大型会计公司的功能。我们建议Jetpack工作流因为它很适合小型会计师事务所。它具有发票和组织功能,可以帮助您管理日常运营,如果按月计费,其价格为每位用户45美元起,如果按年计费,则为432美元起。
- 与Xero客户合作的公司:由于OfficeTools WorkSpace没有与Xero集成,最好的选择是Xero实践经理,它为您提供了一个查看客户账簿的门户。它还有一个专门用于远程工作的移动应用程序。价格最低为每月149美元,最多可使用10名用户。
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OfficeTools工作空间的优缺点
优点 | 缺点 |
---|---|
能够从一个屏幕上管理一切 | 没有免费试用或预先定价;需要定制报价 |
集成QuickBooks, Lacerte和Office 365 | 压倒性的用户界面 |
能够使用OfficeTools移动应用程序在任何地方工作 | 无法将信息类型(contact、Billing、Project和staff)组合到单个报表中 |
包括一个具有文档管理功能的客户端门户 | 陡峭的学习曲线,以掌握所有的软件功能 |
OfficeTools工作空间定价
OfficeTools WorkSpace的定价需要自定义报价,并且没有免费试用版。欲了解更多信息,请致电(800)726-3339与客户服务部联系。
OfficeTools工作空间特性
它有许多功能来简化你的会计工作。这些功能包括文件管理、增强的时间和计费功能、处理信用卡和自动票据交换所(ACH)支付的能力,以及强大的移动应用程序。
文档管理
利用OfficeTools WorkSpace的集成文档管理系统来组织所有的数字文档。使您的客户能够自动查看、接受、上传、签名、支付和将文档添加到文件中,无论他们在哪里。您还可以选择通过添加您的徽标和颜色以及自定义您的URL来标记您的文档。
时间和账单
该平台提供了一个完整的时间和计费系统。您可以在WorkSpace中设置工作代码和计费费率,以准确跟踪时间和成本。工作代码是指企业中的管理和操作活动,如会计、簿记、客户会议和税务准备。该软件还内置计时器,允许您实时分配项目和工作代码的时间和成本。
跟踪时间后,一切都将在考勤卡上报告。时间卡信息可以向客户计费,随后您可以将它们包括在发票中。WorkSpace自动生成发票,但它是不可定制的。WorkSpace门户允许您以数字方式发送发票并在线收取付款。
访问APX PayNow
Abacus Payment Exchange (APX)允许您从OfficeTools内部安全地处理信用卡支付和ACH交易,从而简化了您的账单。APX符合支付卡行业数据安全标准(PCI DSS),可保护您客户的敏感账单数据。这是一个3%的固定利率,没有隐藏的费用或长期合同。
手机应用程序
它强大的移动应用程序可用于Android和iOS,让你在旅途中保持联系。有了时间卡功能,您可以直接从电话、电子邮件和短信中捕捉每一个计费时刻。
办公空间移动App(来源:OfficeTools)
你甚至可以创建新的考勤卡,并使用计时器来跟踪你的实际工作,然后将它附加到联系人、项目和工作代码上。您可以完全访问联系人和日历,能够创建约会、笔记、待办事项和电话记录,因此您可以完整地查看任何即将进行的活动。
集成
该软件与以下应用程序集成:QuickBooks(桌面和在线),Microsoft Exchange, Intuit Lacerte Tax, Intuit Profile, Canon, Lucion FileCenter, Crexendo, APX, Dymo Label,谷歌Maps, Yahoo, MapQuest, Facebook, Twitter和Microsoft 365。
OfficeTools工作空间客户服务
有多种可用的支持选项,包括可搜索的知识库、多个网络研讨会和可以从其网站轻松访问的指南。通过电话或电子邮件提供产品支持,周一至周五在正常工作时间。
那些有更复杂问题的人可能要考虑雇佣一个OfficeTools顾问谁可以协助将实践管理解决方案完全整合到您的公司。他们还可以在模板开发、培训和入职以及项目管理方面提供帮助。你可以通过拨打他们的免费电话或在他们的网站上填写联系表格来找到咨询师。
高级支持
OfficeTools提供支持计划,帮助您提高工作效率并充分利用软件。通过这个计划,你可以得到以下:
- 无限的维护和产品支持
- 对软件问题和服务请求提供24/5的支持严重级别-一级响应时间为30分钟,二级响应时间为2小时,三级响应时间为4个正常营业时间。
- 专用支持电话
- 专门的技术客户经理,每周或每两周一次的项目电话和每年的现场访问,以审查您的帐户
- 学习管理系统,培训您如何使用OfficeTools的所有功能
OfficeTools工作空间的易用性
虽然一开始可能会觉得大量的可用信息让人不知所措,但OfficeTools WorkSpace中的单屏幕用户界面(UI)提供了对所有客户端的轻松访问,并在屏幕左侧显示客户列表。
屏幕顶部的选项卡提供对重要任务的访问,如呼叫、日程、项目、时间、账单和文档,以实现完整的文档管理功能。屏幕还显示了即将执行的任务列表,包括完成每个任务的估计时间。下图显示了Projects选项卡,如下所示:
OfficeTools工作区仪表板视图。(来源:OfficeTools WorkSpace)
- 客户名单:查看按字母顺序排序的客户列表。点击他们的名字将带你到他们的文件,有更多的细节。
- 导航选项卡:导航到这里的各个部分,包括联系人,笔记,待办事项,电话,时间表,项目,时间,账单和文档
- 工作列表:这显示了与客户相关的操作步骤,例如客户面谈、扫描/组装、输入/准备、审查和缺失的信息。您可以将这些步骤分配给团队的其他成员,并查看项目状态和迄今为止所花费的小时数。
- 指示板:该部分显示交付日期、项目成本和估计费用。
- 丢失的信息:如果有任何与项目相关的缺失信息,它将被标记在这里。
- 员工信息:与员工任务相关的信息显示在此部分中。
创建发票
创建发票是相当直观的,可以从如下图所示的账单部分访问:
在OfficeTools WorkSpace中创建发票。(来源:OfficeTools)
以下是创建发票的步骤:
- 步骤1:点击计费标签在屏幕顶部。
- 步骤2:撞到时间按钮。这里列出了特定客户的所有计费时间的列表。这个列表可以按各种方式排序,包括按日期、员工姓名或项目。在“帐单”列中,选中您想要帐单的时间的方框。
- 步骤3:选择发票现在选项卡。
- 步骤4:这时会出现一个“Invoice Now”对话框,提示您选择发票日期,并将发票的状态更改为在加工中、审核中或最终副本。
用户对OfficeTools工作空间的看法
虽然这款软件有优点也有缺点,但那些在OfficeTools WorkSpace上发表评论的人认为,在这些问题中,它还有更多的东西可以提供。长期用户也发现它有很多改进。
一个评论网站给了这个软件一个很好的分数:
- GetApp:4.1分(满分5分)基于180多条评论
底线
OfficeTools工作区是一套实践管理软件。它将时间和计费、工作流跟踪、客户关系管理(CRM)和文档管理整合为一个完全集成的包。它被设计为全天使用的集中式中心,通过使您的员工从同一个数据库工作来连接整个办公室,其强大的移动应用程序确保在忙碌中工作是一种无缝的体验。